Seja qual for o produto ou serviço, é fato que todos procuram, primeiramente, as opções gratuitas. Normal, né? Mas será que no caso da videoconferência, ela irá mesmo atender todas as necessidades? Será que ela não irá trazer dor de cabeça num futuro próximo? Lembrando daquele ditado: às vezes o barato sai caro.
Como falamos no nosso último artigo, tudo irá depender de como e para que você usará a ferramenta. Sejamos sinceros, obviamente existem boas opções gratuitas hoje em dia, mas a maioria delas é feita para os usos mais simples da videoconferência. Por isso, é essencial entender quais os seus objetivos.
Avaliando as funcionalidades
Uma das primeiras coisas que devem ser levadas em consideração são as funcionalidades. Em geral, ferramentas pagas de videoconferência são menos limitadas que as gratuitas, ou seja, elas vão além do áudio, vídeo e texto. Compartilhamento de documentos, apresentações e vídeos, anotações em tempo real e até enquetes: as opções são inúmeras, cada solução com suas particularidades.
A questão é que existem outras formas de se comunicar em uma chamada de vídeo, principalmente quando há um número grande de pessoas nela; e talvez aquela ferramenta gratuita não dê conta. Se você possui uma empresa ou instituição de ensino, entende que reuniões, aulas e encontros à distância são tão importantes quanto os presenciais, certo? Portanto, devem ser tratados como se fossem ao vivo, com colaboração e troca de ideias. E isso só será possível se a ferramenta contar com as funcionalidades certas.
Outro fator que você deve avaliar é o número máximo de pessoas que participarão de uma mesma videoconferência na sua empresa ou instituição. As ferramentas gratuitas normalmente têm limitações nesse quesito, portanto, se a sua equipe for grande ou se você tiver um número considerável de participantes em suas aulas ou encontros, por exemplo, isso pode ser um problema.
Detalhes que fazem a diferença
A personalização é algo que até pode parecer supérfluo, mas pensando na imagem da empresa ou instituição, é super importante estar presente como marca em momentos chaves de interação com o seu público. Imagine que você dá cursos online via videoconferência, se o seu logo e as cores da sua identidade estiverem presentes no momento da aula, em que o aluno está imerso naquela experiência, as chances dele lembrar da sua empresa serão bem maiores. E quem aqui não quer ser lembrado pelo seu consumidor, não é mesmo?
Além disso, traz mais credibilidade, passa a sensação de exclusividade e faz com que seu negócio pareça ainda maior do que é. Algo bem diferente do que utilizar uma plataforma padrão, concorda? Isso se aplica também a reuniões de negócio, principalmente com (possíveis) clientes. É nesse momento que você deve se questionar: que impressão eu quero passar para o meu público? São detalhes pequenos, eu sei, mas que num contexto maior fazem diferença.
Outro fator que pode influenciar na imagem da sua marca é a integração. Se você utiliza qualquer outro sistema na sua empresa ou, principalmente, se a sua instituição de ensino já trabalha com algum ambiente virtual de aprendizagem - como o Moodle ou Canvas - é importante pensar nisso. Via de regra, soluções gratuitas não garantem essa possibilidade.
Integrar a videoconferência no seu sistema de uso comum facilita a utilização da ferramenta e, consequentemente, melhora a experiência do usuário. Com isso, seu negócio só tem a ganhar, já que cada vez mais se fala na importância da UX (User Experience) para a satisfação do cliente. Dito isso, a ideia de ter todas as funcionalidades em um só lugar não te parece mais organizada? Se a resposta for sim, leve isso em consideração na sua tomada de decisão!
E depois que a videoconferência termina?
Algumas opções gratuitas já permitem a gravação da chamada de vídeo por um período de tempo, mas ainda assim esse recurso é bastante limitado. Um exemplo disso é o armazenamento desses arquivos: nos dias de hoje é essencial que ele seja feito diretamente na nuvem, o que geralmente é um diferencial das ferramentas pagas.
Relacionado a isso, outro diferencial são os relatórios. Atualmente, dados são extremamente importantes para tomadas de decisão, desta forma, para empresas ou instituições de ensino, relatórios de usos da ferramenta são imprescindíveis. Imagine ter em suas mãos um documento em que identifica quem participou daquele encontro, bem como suas interações e os conteúdos compartilhados? Mesmo que soluções gratuitas disponibilizem pequenos relatórios, alguns dados podem ser sigilosos e, convenhamos, contar com a segurança da informação de uma plataforma gratuita talvez não seja a melhor opção.
Suporte
Sabemos que existem serviços que oferecem ótimo suporte e outros que sequer ajudam os usuários, mas isso não necessariamente tem relação com o fato de ser um serviço pago ou não. Normalmente, quando você paga pelo produto ou serviço, a tendência é que, caso ocorra algum problema, ele seja resolvido mais rapidamente. E, mais do que isso, passa uma certa segurança, não concorda? Saber que, se houver alguma instabilidade na chamada, há uma equipe por trás daquele sistema que pode te ajudar. Isso é essencial se você fará um uso mais profissional da videoconferência, já que qualquer falha pode acarretar em uma imagem negativa da sua marca.
A gente sabe que economizar é sempre bom, mas se você utiliza a videoconferência com frequência, não é melhor que ela seja realmente funcional, estável, que você possa personalizar e ter o controle total de suas informações, do que ter uma opção gratuita, mas limitada e que talvez não dê conta da sua necessidade?
Nossa dica final é procurar plataformas que possuem um período de teste ou que tenham uma opção gratuita mais básica para que você possa testar, ver se ela se adapta ao seu tipo de uso para que você tome a melhor decisão possível.
Caso ainda tenha alguma dúvida, converse com a gente!
