Reuniões remotas, ensino a distância ou apenas ter algum contato com alguém quem está longe são alguns usos da videoconferência que, definitivamente, só cresce com a globalização. Com isso, aumenta também o número de soluções no mercado: existem algumas mais simples, outras mais robustas, as pagas e as gratuitas. Diante desse contexto, escolher a opção que vai resolver o seu problema não é tarefa fácil, é de extrema importância entender a sua necessidade para não tomar decisões erradas.
Essas dicas vão te ajudar a entender o que você precisa e o que é essencial levar em consideração no momento de escolha da plataforma. Confira:
Mobilidade
A primeira coisa que você deve ter em mente é que a solução de videoconferência escolhida será utilizada por diversas pessoas, seja dentro de uma empresa, instituição de ensino ou qualquer outro tipo de organização. Ela talvez seja utilizada por pessoas de várias partes do mundo, inclusive. Por esse motivo, a sua solução deve ser compatível com dispositivos de diversos tipos, como notebooks, tablets e smartphones, e, caso seja uma solução web, deve ser compatível com diferentes navegadores.
Dependendo do uso que você fará, a compatibilidade com smartphones é um grande diferencial, já que, independente do lugar e da situação em que a pessoa se encontra, ela conseguirá se conectar em uma chamada de vídeo. E, convenhamos, nos dias de hoje isso se faz essencial!
Outro fator relacionado a mobilidade é a necessidade ou não de baixar algum aplicativo para fazer a utilização, tanto em computadores quanto em notebooks. O fato de você não precisar baixar aplicação alguma é um ponto positivo, pois garante que qualquer pessoa conseguirá acessar. Quem nunca ficou sem espaço de armazenamento no smartphone? Isso não seria um impeditivo para utilizar esse tipo de solução, por exemplo.
Já em computadores, esse fator também se faz útil, já que diminui as chances de atrasar reuniões, aulas ou qualquer outro tipo de encontro. Pense que você tem uma reunião marcada para às 15h e não tem tempo para se preparar com alguma antecedência. O horário dela chega, a pessoa só está te aguardando e você se prepara para acessar a solução. Agora imagine que você abre o link e ainda precisa baixar o programa no seu computador! Além de atrasar, pode causar uma má impressão para quem está te aguardando. Por isso, dê preferência para aquelas que não necessitam desse trabalho.
Estabilidade
Esse ponto, apesar de parecer banal, é de extrema importância. Sabemos que esse tipo de solução depende também de fatores externos, como a internet dos participantes, por exemplo. E, justamente por necessitar de uma boa conexão, pode ser instável em alguns momentos. Mas, de qualquer forma, no que depender da solução escolhida e de seus fatores internos, deve trazer segurança e funcionar no momento em que você precisar.
Imagine que você tem uma importante reunião de negócios ou uma aula imperdível, que está esperando há tempos para participar. Seria muito frustrante chegar na hora marcada e a solução simplesmente não funcionar, o que, em ambos os casos, pode passar uma imagem negativa para a sua empresa ou instituição. Uma dica simples, mas valiosa, é: faça testes com a ferramenta antes do grande dia, isso diminui a possibilidade de falhas.
Suporte técnico
Bom, falamos que a solução deve funcionar nos momentos em que você precisar dela, né? Mas sabemos que, mesmo com vários testes e simulações, tudo está suscetível a pequenas falhas e nós temos que aprender a lidar com elas. Portanto, é essencial que a solução de videoconferência que você escolher tenha um bom suporte técnico. Ele pode ser feito por telefone, chat, e-mail ou até sinal de fumaça; resolvendo o seu problema, está ótimo!
Dito isso, lembre-se de averiguar com as soluções que você está considerando como esse suporte é feito e como a empresa irá resolver possíveis problemas futuros.
Usabilidade
Hoje em dia, qualquer solução deve ter uma interface pensada para o usuário e suas formas de utilização, ou seja, ela deve garantir uma navegação simples, rápida e objetiva. Você deve olhar para a plataforma de videoconferência e conseguir acessar o que está procurando da forma mais fácil possível.
Pensando nos usos da videoconferência, é importante lembrar que, em alguns casos, a solução será utilizada pelos mais diversos tipos de pessoas, e isso inclui aquelas que não tem tanta facilidade com a tecnologia. Essa questão não deve ser um problema se você escolher uma plataforma intuitiva e com uma boa usabilidade.
Interatividade
Se comparada com a comunicação cara a cara, a remota pode ser um tanto quanto impessoal, dependendo da forma que é utilizada. Por isso, aposte em soluções que possuem diversas formas de interação dentro de uma videoconferência, isso irá melhorar a comunicação entre os participantes.
Imagine que você está ministrando uma aula para 50 pessoas, a troca de informações e a colaboração se torna mais difícil se só houver a opção de áudio, vídeo e chat, você não acha? E se houvesse, por exemplo, como compartilhar a tela que você está vendo ou subir apresentações na plataforma, dar zoom e fazer anotações em tempo real? E se, além disso, você compartilhasse um vídeo diretamente do Youtube para todos verem ao mesmo tempo ou até criasse uma enquete para seus alunos responderem e você avaliar se estão prestando atenção ou não, por exemplo? As opções são diversas e isso vai depender da forma com que você irá aplicar a videoconferência no seu dia-a-dia, da sua empresa ou instituição.
Nesse momento da escolha, pense em qual uso você fará dessa solução, defina exatamente o seu objetivo com ela e pondere quais são as funcionalidades ideais para alcançá-lo. Será um uso mais simples, em que o compartilhamento de áudio e vídeo resolveria? Ou será um uso mais complexo, em que seria ideal até separar os participantes em pequenos grupos? Quantas pessoas simultâneas estarão em uma mesma chamada de vídeo? São perguntas simples, mas que podem evitar problemas futuros. Já pensou se você escolher uma solução que não possui todas as funcionalidades que precisa? Ainda bem que isso pode ser evitado!
Integração
Se você trabalha com outros softwares dentro da sua empresa ou instituição, preste muita atenção nesse ponto! Se sua instituição de ensino já utiliza algum LMS (Learning Management System ou Ambiente Virtual de Aprendizagem) como Moodle, Canvas, entre outros, não seria melhor que a solução de videoconferência estivesse integrada a ele? Assim você não precisa sair da sua plataforma e tem tudo em um só lugar. Isso facilita a organização e o acesso por parte dos professores, alunos e da instituição em si.
Se você tem empresa, já deve ter passado por situações em que é difícil motivar seus funcionários a usarem aquele sistema de gestão ou comunicação interna, certo? Pensando nisso, vale a pena levar em consideração integrar a solução de videoconferência dentro do sistema que você e as pessoas que trabalham com você utiliza.
Nesse momento, entenda se a solução que você está considerando possui essa opção, pesquise como são feitos esses processos, veja se ele pode ser integrado no sistema que você utiliza, principalmente se for um sistema personalizado para a sua empresa ou instituição, e se isso tudo é realizado de forma fácil e rápida.
Personalização
Por fim, se você tem ou é responsável por uma empresa ou instituição de porte grande, ou queira trazer mais credibilidade ao seu negócio, procure soluções que permitam a personalização da solução de videoconferência com a sua identidade visual. Imagine uma reunião remota com um cliente em potencial, não seria legal ter uma sala virtual com a cara da sua empresa? Ou até em um curso EAD: uma aula remota com o logo da instituição de ensino, por exemplo, pode passar mais segurança aos alunos. Além disso, opte por empresas que te deixem à vontade para sugerir melhorias ou solicitar especificações que se adaptem melhor a sua forma de trabalho.
Agora que você já sabe os pontos a considerar para escolher a sua solução de videoconferência, selecione a melhor opção e aproveite os benefícios dessa ferramenta para a sua empresa ou instituição.
Caso ainda tenha alguma dúvida, converse com a gente!
