Dia após dia nós temos que nos adaptar a novos modelos de comunicação no mundo dos negócios, tanto com o próprio time, quanto com clientes e alunos. Nesse sentido, encontros e interações remotas têm o objetivo de facilitar a nossa rotina, já que o tempo e os gastos com deslocamento são reduzidos. Ao mesmo tempo, temos que ter em mente que a dinâmica de uma reunião remota, por exemplo, é diferente de uma reunião presencial. Isso quer dizer que, se não soubermos como planejar e operacionalizar isso, os resultados podem ser contrários, se tornando improdutivo e ineficiente.
Para que isso não aconteça, trouxemos algumas dicas de como devemos nos organizar para as videoconferências, seja ela qual for. Reuniões periódicas com a equipe de uma startup, encontros de acompanhamento de projetos com clientes, abordagem de prospects pelo time de vendas e até o cenário da educação, que avança cada vez mais no formato EAD. Este último, além da dinâmica da aula por videoconferência, é necessário uma adaptação no plano de aula para que o aprendizado e a comunicação sejam de qualidade.
Dicas de como se preparar para sua videoconferência!
Vamos ver a seguir pontos importantes para que suas reuniões sejam produtivas e alcancem seus objetivos.
1. Parte técnica
Para início de conversa, você precisa estar com seus equipamentos funcionando corretamente para não ter problemas técnicos durante sua videoconferência. Por isso, pelo menos 10 minutos antes da sua reunião começar, teste três coisas: sua conexão com a internet, que é fundamental para que tudo dê certo, seu áudio e o seu vídeo, pois são os principais elementos da comunicação remota.
2. Ambiente
Imagine que você está numa reunião com seu principal cliente, o quão desagradável ela pode ser se, a todo momento, é interrompida por um elemento externo? Organize-se! O uso de fone de ouvido é obrigatório, mas, mesmo assim, eles não resolvem 100% do problema. Por isso, além de um ambiente clean e sem circulação de pessoas, ele deve ser silencioso o suficiente para não atrapalhar a sua fala. Se você trabalha no modelo home office, tente ir para um lugar reservado na sua casa e avise as pessoas que moram com você para que evitem, ao máximo, possíveis ruídos e interferências.
3. Objetivo
Partindo para parte prática, qualquer reunião deve ter um objetivo claro, caso contrário, ela pode não ser tão necessária assim. Utilize esse momento interativo apenas quando for necessário, ou seja, quando o assunto é mais complexo, quando você precisa pensar em uma solução em conjunto ou para tomadas de decisão. A reunião deve gerar valor aos envolvidos e envolvidas, não só para ser produtiva, mas para alcançar os resultados esperados e otimizar o tempo de todos.
4. Convidados
Sabe aquele sentimento de que você está em uma reunião que não precisava estar, sobre um assunto que você não sabe do contexto, nem irá agregar em nada? Isso não deveria acontecer! Para manter a produtividade da reunião e da equipe, os participantes da videoconferência devem ser apenas aqueles que irão ser impactados pelo assunto ou que podem contribuir com a resolução do objetivo. Se essa é uma reunião de desenvolvimento de projeto, por exemplo, envolva apenas as pessoas que irão atuar como protagonistas ou apoiadoras desse projeto. Se você está em negociação com um cliente, inclua o influenciador e o decisor do processo. Faça o convite com antecedência e, nele, comunique os pontos que serão discutidos nessa reunião para que todos já estejam cientes.
5. Tempo
Reuniões eternas, sem hora para acabar já não fazem (ou não deveriam fazer) parte da cultura corporativa e, muito menos, jogam a favor da produtividade. Imagine que você possui uma reunião agendada para o meio da tarde, mas não sabe se ela irá durar 1 ou 2 horas. É bem provável que você não consiga planejar suas próximas tarefas no tempo que sobrar, e nem poderá se dedicar a tarefas mais longas naquele momento. Por isso, sua reunião deve ter horário de início e fim, isso mostra responsabilidade e respeito com a agenda e com as atividades dos envolvidos e envolvidas.
Além disso, em reuniões muito longas, as pessoas acabam perdendo o foco e, naturalmente, ficam mais cansadas, o que pode ocasionar em decisões ruins e retrabalho. Se você têm muitos assuntos para discutir, prefira marcar um número maior de reuniões com um tempo menor de duração, isso fará com que boas decisões sejam tomadas mais rapidamente.
6. Pauta
Assim como a presencial, jamais convoque uma reunião por videoconferência sem uma pauta estruturada. Ela é essencial para que o desenvolvimento da reunião siga um raciocínio e alcance o objetivo do encontro. Se, no meio da reunião, surgir outros assuntos que estão fora da pauta, prefira deixá-los para o final, caso sobre tempo para novas discussões. A pauta faz o alinhamento de expectativas com os envolvidos e envolvidas e auxilia no cumprimento do tempo planejado para aquela videoconferência.
7. Comportamento
Independentemente do objetivo e do tipo de reunião, sua postura será de extrema importância no sucesso da videoconferência. Por isso, preste atenção nessas dicas:
- No início do encontro, é legal ligar a câmera para cumprimentar a todos, dar aquele oi, principalmente se você nunca falou com alguma das pessoas. Em um meio corporativo em que, cada vez mais, o trabalho remoto se faz presente, manter o contato visual com as pessoas é muito importante para manter a proximidade. Isso também vale para quando você for falar ou apresentar alguma coisa, para que o engajamento no seu discurso seja maior.
- Tire os primeiros 5 minutos da reunião para falar sobre amenidades, perguntar como as pessoas estão, falar sobre assuntos externos. Isso traz uma proximidade maior entre os(as) participantes e, além disso, ajuda a quebrar o gelo e o início da reunião acaba fluindo melhor.
- Quando outra pessoa estiver falando, desligue seu microfone! Isso diminui possíveis interferências nos áudios e evita que qualquer ruído do seu ambiente atrapalhe a fala da outra pessoa.Seja presencial ou remotamente, interromper outra pessoa é desrespeitoso e totalmente improdutivo. Em uma videoconferência, falar enquanto outra pessoa está falando se torna ainda mais confuso do que em uma reunião presencial. Por isso, enquanto os outros falam, sinalize seu interesse de expressar sua opinião de outra forma. Isso pode ser feito no chat da ferramenta de videoconferência ou até mesmo usando emojis para mostrar suas reações ou solicitações.
8. Moderação
O moderador ou moderadora deve ser quem comanda a videoconferência. Não há reunião eficiente sem um líder, alguém que cuide da pauta, do tempo e que dê o ritmo daquele encontro. Se o assunto desalinhar ou se estender, essa pessoa deve interromper e realinhar novamente para o objetivo inicial, mantendo o foco e a produtividade da reunião. A pessoa responsável também deve fazer anotações sobre todas as contribuições e decisões para que se saia com um plano de ação.
9. Ferramentas
Temos diversas plataformas no mercado para auxiliar na realização de videoconferências, algumas mais simples, outras mais robustas. Escolha a mais adequada para o nível de interação que você precisa na sua reunião. O Elos, por exemplo, oferece diversas funcionalidades que estimulam a colaboração dos participantes e que são bastante úteis para aumentar a produtividade de seus encontros. As notas compartilhadas são um exemplo disso: é um espaço de anotações que pode ser visualizado e editado por todos os participantes, em tempo real. Isso auxilia na clareza da pauta da reunião e também na hora de anotar os próximos passos e fazer a divisão de tarefas.
10. Registro
Por último, mas não menos importante: anote tudo! Todos os registros são importantes para que haja documentação dos processos, para guiar os próximos passos e auxiliar na execução de um plano de ação ou na continuidade das tarefas.
Sabemos que algumas pessoas ainda possuem certas barreiras com a videoconferência, por achar que não funcionam ou que tornam os encontros mais distantes. Mas não precisa ser assim! Seguindo essas dicas, suas reuniões serão mais objetivas e produtivas, sem perder aquele contato mais próximo.
