As reuniões online não são iguais ao presencial e tampouco deveriam ser. Afinal, cada modelo - online, híbrido ou presencial - têm funções e características específicas para que se alcance o sucesso.


Já falamos por aqui sobre trabalho remoto, cultura organizacional e más práticas na videoconferência. Hoje vamos trazer mais um ponto que se relaciona com as reuniões online: as melhores maneiras de conduzir e  preparar um material de apresentação.

Quer aprender com a gente? Então, chega mais!

Preparando uma apresentação remota

Muito antes de pensar em postura, tom de voz e ritmo de fala, precisamos refletir sobre a disposição do conteúdo que será apresentado e como torná-lo mais intuitivo para os participantes.

Primeiro é importante ter em mente que a apresentação online NÃO é apenas passar slides!! Você nunca vai captar a atenção e despertar o interesse de quem está lhe acompanhando se a única coisa que foi apresentada foram textos e mais textos em lâminas de slide.

Compreendido isso, podemos passar a parte prática :)

Planejamento

Estudiosos de administração definem o planejamento como o processo consciente e sistemático de tomar decisões sobre objetivos e atividades que uma pessoa, um grupo, uma unidade de trabalho ou uma organização buscarão no futuro. Em outras palavras, o termo se refere, basicamente, aos meios e ações que serão tomadas para atingir o objetivo final.

Já que estamos falando de apresentações online,  o objetivo provavelmente será de aguçar a curiosidade e interesse dos ouvintes no conteúdo. Para que isso aconteça, é preciso criar um planejamento e uma estrutura de apresentação capaz de atingir essa meta.

Isso pode parecer um pouco abstrato na prática, mas deixa eu tentar esclarecer com um exemplo e 4 dicas básicas.

Montagem e Linguagem

Depois de planejar e visualizar a apresentação, é hora de escrever e montar a estrutura. Para definir e linguagem é preciso analisar qual o público que irá assisti-la e qual o tema da apresentação. Por exemplo: se a conversa é mais institucional, a linguagem deve ser mais formal e séria. Agora, se o público é mais jovem, essa escrita pode ser mais coloquial e descontraída.

O layout do seu ppt também é muito importante, e não pode ser minimizado. A primeira coisa que será percebida na sua apresentação não é o conteúdo em si, mas sim a “beleza” da identidade visual que você definiu e o quanto ela se relaciona com você ou a sua empresa. É claro que não se pode enraizar apenas nessa beleza e deixar de lado o conteúdo, mas isso você já sabe né?

Não esqueça de evitar textos longos em apresentações de slides. Eles podem facilmente quebrar o ritmo e levar os participantes a perder o interesse no que está sendo apresentado. Por isso, opte por colocar tópicos ou pequenos textos apenas para guiar a sua fala e evitar que você esqueça o que ia falar em seguida.

Outra dica importante é sempre intercalar a estrutura da apresentação entre as partes mais textuais e produtos gráficos. Assim, não dá tempo de o pessoal perder o foco, não é mesmo? :)

Treinamento

Essa é uma etapa aconselhável, principalmente se você não tem costume de falar em público ou têm algum tipo de insegurança.

Como já mencionamos, a linguagem é definida pelo tema e pelo tipo de público que irá participar. Então agora queremos que você imagine que irá apresentar as funcionalidades do seu produto comercial em uma reunião de negócios para conseguir um contrato com um cliente importante. Você não treinou a apresentação, e começou a ficar nervosa e gaguejar. Um terror, né?

Talvez com esse exemplo te convencemos a treinar um pouco a sua fala e começar a fazer as ligações mentais para a apresentação ser fluida, interessante e curiosa. Conta pra gente depois??

Bônus: Utilize a técnica de Storytelling

Você já ouviu falar de Storytelling? Bom, de forma resumida esse conceito se refere a uma técnica narrativa de elaborar enredos e histórias envolventes para conquistar o seu consumidor. Mas o que isso tem a ver com apresentações online?

O foco da sua apresentação é sempre atrair a atenção dos participantes, certo? E todo mundo gosta de uma boa história, analogias, metáforas, enredos que se conectam e formam uma ideia que faça sentido e ajude a explicar a sua teoria.

Um ponto recorrente neste artigo, e que não pode ficar para trás neste tópico, é a compreensão das características do público que se pretende atingir. Isso é fundamental para definir a linha de pensamento que seguirá a sua história, e determinará o sucesso ou não da sua apresentação.

Lembre-se sempre que não basta apenas contar qualquer história e esperar que as pessoas compreendam, né? Para ser um Storytelling é preciso utilizar técnicas narrativas, ter boa fluidez e instigar o interesse dos ouvintes através do tom de voz, clareza e continuidade.

O momento da apresentação chegou, o que eu faço agora?

Primeiro de tudo, leia esse artigo que vamos te ajudar a, além de montar a apresentação perfeita, conduzir essa conversa de maneira clara e interessante! Então, vamos lá:

Teste a plataforma de videoconferência

Antes de iniciar a chamada, é imprescindível que se teste a plataforma e as funcionalidades que ela oferece. Além de prevenir possíveis erros e problemas de uso, fazer essa experimentação com antecedência facilita a exploração dos recursos a favor da sua apresentação.

Escolha o melhor local da sua casa!

A chamada de vídeo é toda baseada em áudio, imagem e comunicação eficiente. Por isso, na hora de se posicionar e ligar a câmera para ingressar na conferência, opte por um espaço bem iluminado, com fundo mais neutro e reservado dos outros moradores da casa. Assim, você evita constrangimentos e todos os participantes podem te conhecer com clareza :)

Tenha postura adequada

A forma como você conduzirá a sua apresentação, mesmo que o público seja mais descontraído, não pode ser baseada na brincadeira. É preciso ter uma postura mais séria, tom de voz calmo, e expressões faciais que transparecem segurança. Tudo isso vai fazer com que os participantes tenham confiança em você e no que você está apresentando.

Incentive as perguntas

Lá no começo deste artigo falamos sobre alguns “truques” para incentivar a colaboração durante a sua apresentação. Um deles é, justamente, abrir um espaço destinado apenas para comentários, dúvidas e interações. Assim, você mostra que está aberto a críticas e a resolver as dúvidas palpitantes após a apresentação :)

Valorize a colaboração e interação

Colaborar torna tudo mais fácil, e o resultado é muito mais proveitoso, não é mesmo!? Não deixe de incentivar que os participantes interajam, discutam entre si, e colaborem para atingir algum resultado. Isso pode ser feito por meio de dinâmicas - como mencionamos lá no começo, por exemplo.

Você pode construir esse momento de diversas formas, afinal ideias para descontração é o que não faltam. Mas lembre-se que não basta escolher uma “brincadeira” aleatoriamente: ela precisa ter relação com o conteúdo, e ser de fácil compreensão para os participantes - evitando maus entendidos.

Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado e que você fique craque nas apresentações online!

Curtiu esse artigo? Nos siga nas redes sociais e se inscreva na newsletter do Elos para ficar por dentro do que construímos por aqui :)