Eu ia escrever um post longo.

Mas se você está com problemas de produtividade, você provavelmente não tem muito tempo para ler artigos também, então vamos reduzir e ir direto ao ponto.

Em geral, problemas com produtividade se dão por uma combinação de fatores, nesse post a gente vai falar sobre esses daqui, que são os mais frequentes (não adianta pular direto para o último):

  • Metas irreais
  • Estresse
  • Desorganização
  • Medo de errar
  • Procrastinação

Metas irreais

Colocar muitas tarefas, ou tarefas muito grandes, ou muito além da sua capacidade, num tempo muito curto é chamado de metas irreais. Elas são também atividades que tem um valor muito acima do que você pode pagar (ou abaixo de quanto o mercado realmente pode proporcionar), ou tecnologias que você não tem, ou que não existem. Enfim, qualquer coisa que você não consiga fazer de verdade considerando o cenário completo.

Vira e mexe nos iludimos e falamos: “ah, fazer isso daí em uma semana? Claro que dá!”. E daria, se durante uma semana você existisse apenas para aquilo. Mas você também precisa comer, responder e-mails, fazer modificações, ficar em dúvida quanto a solução, e (ops, apagou o arquivo) lidar com imprevistos. E isso faz parte, então precisa ser levado em consideração.

  • Na dúvida, seja conservador ou conservadora. Tendemos a superestimar nossas habilidades e produção. Não caia nessa, melhor ter 10 minutos a mais para ir no banheiro que perder um horário de almoço.
  • Acompanhe suas atividades e faça um histórico de seus projetos, ainda que seja fazer o fechamento do mês, ou corrigir provas. Com esse conhecimento você vai saber muito mais os seus limites (e isso é importante para tudo).

Esse não é um ponto que você resolve de uma hora para outra, é verdade, mas produtividade é dar um passo de cada vez também. Comece agora, não da próxima vez que for fazer uma atividade do zero, assim, na atividade do zero você já vai ter se conhecido um pouco melhor.

“Isso é inútil, porque é outra pessoa que define minhas tarefas”

Te digo que não é. Fazendo isso você passa a ver a sua produção de verdade. Vai que você percebe que as metas que estão sendo impostas que são absurdas, não você que é um fracasso (a autoestima agradece), ou que não, que é você quem passa 5 horas respondendo e-mail e não precisava. 10 minutinhos a mais “porque sim” de uma atividade por dia é 3h20min no fim do mês.

O que você faz com esse tempo? Eu consigo ver um filme, com direito a pipoca, amigos e pausa pro banheiro.

Estresse

Metas irreais levam a uma carga enorme de trabalho e isso em geral leva a negligenciar nosso corpo. Mas não precisa estar sobrecarregado para fazer isso. Muitas vezes não paramos para “nos ouvir” mesmo em condições normais.

Necessidades básicas se chamam assim por um motivo: você precisa delas em dia para fazer todo o resto com qualidade. No momento que elas não estão sendo atendidas, seu corpo entende “ESTAMOS EM RISCO!” e ativa toda uma gama de mecanismos para te fazer sobreviver. Agradeça, foi isso que manteve seus antepassados vivos, mesmo que possa ser incômodo hoje.

Se o seu corpo está achando que você não tem comida, ou está em perigo, que grau de atenção você acha que o seu cérebro vai dar para a planilha que precisa ser preenchida na sua frente? O meu esquece até de como liga o computador.

Então quando ver que não está produzindo faça o checklist nessa ordem:

  • Respirei fundo?
  • Bebi água?
  • Comi?
  • Fui no banheiro?
  • Descansei/dormi?
  • Parei para ler/conversar com alguém?

“Eu não tenho tempo para essas coisas!”

Você quem vai fazer o trabalho, então você vem ANTES do trabalho. Se respeite, se priorize. Até porque, se você fizer as coisas sem atenção, o trabalho vai ficar ruim e você vai ter que refazer ou corrigir depois. Achei uma péssima troca.

Desorganização

Metas absurdas e falta de foco causado pelo stress fazem tudo ficar embaralhado, sem ter tempo para nada e uma coisa junto com a outra.

Imagine uma sala desorganizada. Tem papel no chão, comida no sofá, meia em cima da cadeira, sapatos jogados, cobertor amassado, todas as coisas interagindo com tudo, não é? Nada tem “um lugar”. Não existem limites.

E isso pode estar acontecendo com a sua agenda também. Aquela mensagem que entra na sua caixa de mensagem e você para tudo para responder, é uma falta de limite. Aquele projeto que você “nunca arranja tempo” é uma falta de limite. Aquela atividade que demorou três vezes mais para fazer… falta de limite.

Limites são bons, e a nossa cabeça se organiza para resolver as coisas dentro daquilo que você propôs. Por isso também é tão mais difícil fazer as coisas para nós mesmos, pois podemos flexibilizar a data de entrega. E daí o cérebro vai para outras atividades que não são flexíveis, porque aquele tópico do nada se torna mais urgente que o que você estava fazendo.

Nossas pausas fazem parte desse limite que a gente se coloca. Então estabelecer limites saudáveis é um fator importantíssimo para a sua produtividade.

Como fazer isso?

Diga para si mesmo “vou fazer tal atividade por tantos minutos” e se organize para fazer dentro daquele tempo. Foi muito fácil? Anote na sua tabela de horas (aquela que a gente falou sobre nas metas irreais) e da próxima vez coloque menos minutos para a atividade. Foi muito difícil, ou não deu? Anote na sua tabela de horas e ou termine naquele dia, estabelecendo um novo limite, ou deixe para o dia seguinte (caso não seja tão importante ou tenha um prazo mais largo) e vá adaptando conforme a necessidade.

Depois de cada atividade, sugiro sempre colocar um tempo para passar pelo check-list do stress, isso ajuda a se manter consciente e resolver questões relacionadas ao seu corpo, se preparando para um novo round com qualidade (cinco minutos é o suficiente se sua agenda for superlotada, pessoa CEO das galáxias).

E lembre-se, as vezes um dia não está propício para alguma atividade, se você dormiu mal ou discutiu com alguém que gosta, e isso está interferindo em uma atividade que requer atenção, passe ela para outro dia, ou pegue leve e entenda que vai demorar um pouco mais, qual o problema?

O importante é organizar de acordo com o que você pode e consegue fazer.

Medo de errar

“Mas como eu vou organizar tudo se eu não sei o que vem primeiro e o que vem depois? O que eu vou fazer se…”

Ei! É normal criarmos mil cenários e termos medo, essa habilidade também ajudou nossos antepassados a ficarem vivos. Só que se você tem medo de algo, o seu cérebro vai tentar resolver o problema, e isso vai ficar gastando energia, porque na teoria, tudo é possível, e todos aqueles milhões de cenários podem vir a ser reais.

Assim, quando o modo medo de errar estiver ativado ou você não vai fazer nunca (porque assim não dá pra errar) ou ele vai começar a te exaurir, porque seu cérebro vai começar a pensar sobre todos os cenários e todos os seus desenrolares (bons e ruins).

Então só comece a fazer, por onde você consegue. Baby-steps (passos de bebê), como diria uma amiga minha. E isso vai trazer seu cérebro para os cenários mais possíveis de acordo com a informação que você está recebendo no momento. Saiba que você vai errar, e daí você vai consertando os erros conforme eles vão aparecendo.

Não é para e nem precisa fazer às cegas: estude, fale com quem já fez, coloque no papel, pratique e simule antes de fazer o trabalho real. Ler um artigo já é um início, aliás.Eu te garanto, você vai errar. Então o quanto antes você se acostumar e abraçar isso, melhor. E quando errar POR FAVOR checklist do stress antes de começar a resolver, para evitar o selo merda de garantia. Eu teria evitado muitos cortes com estilete nos meus dedos e economizado muitos dinheiros em curativos durante a faculdade se eu tivesse feito isso.

Procrastinação

Todo mundo procrastina.

Ninguém procrastina porque quer.

Procrastinação acontece quando são tarefas importantes, quando nos sentimos pouco capazes para realizá-las ou estamos estressados. Sugiro que faça as seguintes perguntas:

  • o que é tão importante?
  • porque é tão importante?
  • o que significa para mim conseguir isso?
  • o que significa para mim não conseguir isso?

Com essas respostas, você consegue entender melhor o porque você está fugindo ou do que está querendo descansar. Pare, entenda que você é de carne e osso e a partir daí trace um plano de ação.

Lembre-se também: às vezes o que estamos tentando evitar, não é o fracasso,  mas o sucesso do fim da atividade. Sobre isso eu separei um vídeo que eu gosto muito, está em inglês, mas tem legenda automático, caso você precise. #terapia

Juntando tudo e colocando em prática

Passe um por um, que nem um checklist, e veja onde está o seu maior desafio. Podem ser todos, porque não? Então comece resolvendo do que você achar mais fácil. Às vezes é cuidando seu corpo. Às vezes é apagando o arquivo para começar do zero. Às vezes é revendo a meta.

Eu gosto de começar sempre pelo checklist do estresse, mas nem sempre tem comida em volta, fazer o quê? Daí eu me adapto e vou para a próxima coisa que eu posso fazer.

E no fim, acho que dá para resumir sobre produtividade da seguinte maneira: saiba os limites (seus e do mundo), respeite suas necessidades (e as do mundo) e mantenha um compromisso consigo (e com o mundo). Daí agora é “só” começar.