A empresa
Desde 2016 a escola StartSe busca incentivar a educação nos negócios, ajudando profissionais e empresas a manterem-se competitivos e atualizados no mercado. A organização possui quase 80 mil alunos espalhados pelo Brasil e já realizou mais de 100 programas de imersão internacional em seus quatro anos de existência.
Entre eles está o Silicon Valley Web Conference (SVWC), que reuniu de forma online cerca de 100 das mais reconhecidas personalidades da inovação, nacional e internacional, entre os dias 01 e 30 de outubro deste ano. Segundo o sócio e Head de Operações e Logística da StartSe, Caio Giolo, o evento foi o maior da história da empresa e ‘’um dos maiores eventos de inovação e empreendedorismo do mundo’’.
O SVWC recebeu palestrantes de renome, como Steve Blank, o precursor do termo Lean Startup, também conhecido como The Godfather do Vale do Silício; a astronauta da NASA, Nicole Stott; o co-fundador da Tesla, Marc Tarpenning; o criador das redes sociais Orkut e Hello, Orkut Buyukkokten, entre outros nomes de peso.
StartSe + Elos
Com o início da pandemia e das medidas de isolamento social, os eventos que aconteciam online tiveram que ser adaptados. Até esse ano, a StartSe havia feito apenas eventos que misturavam o online com o presencial, então essa migração, segundo Caio, foi o primeiro grande desafio para que o SVWC pudesse acontecer.
‘’A gente nunca tinha feito evento online puramente. Vendíamos o presencial e quem não podia vir para São Paulo, acompanhava de forma online por transmissão’’, apontou Caio.
Os desafios do evento 100% online
No modelo presencial a transmissão do evento não era uma preocupação, uma vez que o palestrante estava posicionado no palco apresentando seu conteúdo e os responsáveis gravavam o som e a imagem para transmitir ao vivo. Entretanto, os eventos totalmente online requerem uma maior preparação e, principalmente, plataformas para conectar palestrante e público.
‘’Antes, não precisávamos nos preocupar com o palestrante, a questão da transmissão era mais nossa responsabilidade do que dele. Mas quando passamos para um modelo online, o palestrante vem a ser parte da estrutura do evento, que só acontece se conseguimos conectar com ele, fazer uma boa captação de imagem e áudio para ele conseguir transmitir com qualidade o seu conteúdo’’.
Tendo em mente uma das premissas da empresa, que é valorizar e dar prioridade para produtos nacionais, iniciou a busca pelo software de videoconferência que melhor se adequasse às necessidades. A necessidade da StartSe era uma solução que resolvesse tanto as questões de apresentação do palestrante, tornando-a mais fácil e dinâmica, quanto a logística e finanças da própria empresa.
Confira alguns dos desafios da StartSe para o evento
- Tentar trazer a experiência do presencial para o online, sem tentar copiá-lo;
- Buscar inteligência no gerenciamento dos recursos, visando a diminuição de custos e logística;
- Estruturas de estúdio se tornaram economicamente inviáveis, uma vez que seria necessário a contratação de um local com operadores e pessoas específicas para fazer treinamentos. O espaço precisaria, então, ser contratado duas vezes, primeiro para treinar os palestrantes e depois durante todo o mês do evento;
- A questão da conexão de internet também se tornava um desafio devido às instabilidades. Portanto, era preciso buscar por um software com funcionalidades capazes de diminuir essas diferenças. Neste ponto, o carregamento prévio de apresentações e o monitoramento de conexão de internet do Elos foram cruciais;
- Em relação ao software, a prioridade era buscar por facilidade, para que a equipe pudesse dominar a plataforma, e assim treinar o palestrante.
Encontrando o Elos
A partir dessa movimentação inicial, em conjunto com a Visual, empresa de audiovisual gaúcha, um dos representantes da empresa trouxe o Elos como alternativa. Segundo Caio, os organizadores do evento estavam tentando entender como fazer a conexão dentro do estúdio.
‘’Ele nos falou que o Elos poderia ser uma boa opção, uma vez que poderíamos ter autonomia de controlar as câmeras e abrir o ppt em computadores diferentes. E então, precisaríamos apenas juntar tudo isso na máquina com o hardware da Visual.’’
A indicação fez abrir portas tanto para o Elos quanto para a StartSe. Após testar o produto por algum tempo, a empresa entendeu que as funcionalidades da plataforma seriam grandes facilitadoras para que evento fosse um sucesso.
Assim que o martelo foi batido, os treinamentos de capacitação da equipe e dos palestrantes iniciaram. O sócio aponta que, a partir do momento que a grade de palestrantes foi fechada, começaram as reuniões de treinamento entre eles e a equipe da StartSe. ‘’A gente fez de forma bem individualizada. A duração dos treinamentos era, em média de 15 a 30 minutos, dependendo da dificuldade individual da pessoa.’’
O objetivo era fazer com que os palestrantes tivessem mais familiaridade com a plataforma e, consequentemente, maior domínio e segurança no momento da apresentação. Os organizadores também aproveitaram para dar dicas sobre iluminação, posicionamento em relação a luz e utilização de fones de ouvido para um melhor desempenho do áudio.
Funcionalidades mais relevantes para o evento
Ao entrar na plataforma, a primeira visão é da sala principal, que foi configurada para ser o mais semelhante possível a um lobby de entrada. Em seguida, após receber instruções no lobby, os palestrantes eram direcionados para as salas de apoio, onde, segundo Caio, a mágica aconteceria.
A funcionalidade de carregamento prévio das apresentações pelos organizadores também foi bastante explorada durante o evento, pois era como os palestrantes já estavam acostumados em eventos presenciais. Além disso, os recursos de riscar e escrever em cima delas também foi destaque.
Outras funcionalidades que facilitaram a operação foi a possibilidade de abrir e fechar o áudio dos palestrantes, assim como o preview de áudio e câmera antes de ingressar na palestra. Além disso, o cronômetro para controlar com precisão a duração das apresentações e facilitar a gestão do tempo dos palestrantes, foram diferenciais durante o evento.
‘’Uma outra coisa que fizemos foi conectar os notebooks e, assim, captar o retorno do ao vivo e estruturar isso para que o palestrante pudesse ver exatamente o que o público estava vendo. Então, acho que com esses recursos que só vocês têm, com mais um pouco de criatividade, nos possibilitou fazer um trabalho bem legal.’’ confirmou Caio.
Resultados do evento
Conforme dados disponibilizados pela StartSe, o Silicon Valley Web Conference conectou mais de 130 pessoas de diversos países e continentes. A plataforma, que funcionou com qualidade em todas essas localidades, facilitou tanto a produção quanto a organização dos palestrantes, mitigando questões de conexão de internet e norteando de forma direta e intuitiva a utilização das funcionalidades.
O evento foi pauta em veículos de comunicação de prestígio, como: Globo, Exame, Exame PME, Estadão, Terra, Folha, Época, Meio e Mensagem, Estadão 2, CanalTech, ITForum, JovemPan.
Após o sucesso do encontro, Caio conta que a disponibilidade e agilidade do Felipe Cecagno, CEO da Mconf, em buscar soluções para pequenos ajustes importantes, possibilitou uma importante troca entre as empresas. Alguns dos pontos ajustados foram a retirada do aviso sonoro que toca ao final da contagem do cronômetro, a abertura do preview de câmera e áudio nas salas de apoio e o aumento de limite de ociosidade delas.
‘’A dinâmica e possibilidades criativas fez toda a diferença, e nos ajudou a entregar um evento com excelência e sem maiores problemas.’’
Alguns dados sobre o evento
- + 100 horas de conteúdo gratuito, com tradução simultânea e interpretação em LIBRAS
- + 100 mil visitas aos estandes
- + 2 mil agendamentos de reunião
- + 50 mil downloads de material
- + 20 mil fale com expositor
Recomendação e eventos futuros
Quando perguntado se recomenda a plataforma, Caio foi veemente em confirmar. ‘’Com certeza recomendo, assim como acredito que a agência que também fazia parte do evento passará a utilizar o Elos com outros clientes.’’
A StartSe mapeou alguns pontos que consideraram importante sobre a plataforma e pretendem, portanto, utilizá-la para além dos eventos.
Segundo Caio, o modelo de eventos e cursos online será mantido, pelo menos, até o primeiro semestre de 2021 em função da pandemia. Assim que possível, aponta que a pretensão é implementar um modelo híbrido no segundo semestre.
