06 ações para NÃO fazer em uma videoconferência

O home office e as chamadas de vídeo já são uma realidade em muitas empresas! E esse modelo de trabalho, inclusive, tende a se manter por um bom tempo. Mas por mais simples que pareça, as reuniões online guardam alguns segredos para ter eficácia.

Em 2019 falamos um pouco sobre as boas práticas em videoconferência, que você pode conferir clicando aqui. Hoje, vamos trazer algumas dicas importantes sobre o que NÃO fazer durante essas reuniões.

1.Não comece uma chamada de vídeo sem testar a plataforma

Um dos pontos mais relevantes para que a reunião remota tenha sucesso é o treinamento de uso dos funcionários. Não saber como funciona a plataforma é muito frustrante, tanto para quem está comandando a chamada quanto para quem está tentando utilizar a funcionalidade.

Portanto, para evitar este tipo de transtorno, a equipe responsável pela contratação do software deve fornecer treinamentos eficientes para todos os funcionários da empresa.

2. Não deixe que a sua reunião vire bagunça!

A definição de uma boa pauta é uma das principais características de uma boa reunião online. Quando não se tem essa organização, o encontro pode facilmente perder o seu foco e o que deveria ser definido acaba não sendo. E ninguém quer isso, não é mesmo?

É comum que as pessoas misturem assuntos e tragam muitas ideias para discussão, o que pode fazer com que se perca o caminho inicial. Por isso, antes de marcar qualquer reunião é importante ter em mente que: o tema (pauta) precisa estar bem desenhado e o mediador deve funcionar como uma âncora para trazer todos de volta ao assunto inicial!

3. Jamais deixe o microfone sempre ligado!

Esse é um ponto essencial para manter o ritmo da reunião e evitar que os participantes percam o raciocínio da discussão.  Afinal, ruídos no microfone de outras pessoas atrapalham muito a reunião, né!?

Os barulhos ao fundo do microfone são muito comuns , devido aos ruídos que vem da rua ou dentro da própria residência. Portanto, opte por aparelhos que captam um som mais localizado, ou seja, fiquem mais próximos da boca e captam menos o som ambiente.

Assim sendo, a diretriz geral de quem está coordenando a chamada é orientar que o microfone apenas seja ligado quando a pessoa realmente quiser falar.

4. Evite atrapalhar e “cortar” a fala de outras pessoas

Assim como no ponto anterior, interferir durante a fala dos outros participantes pode ser muito embaraçoso e, em muitos casos, atrapalhar a linha de pensamento de quem está falando.

Por isso, intervenções utilizadas apenas para concordar e que não tem relevância naquele momento, como ficar respondendo “aham” a cada fala, devem ser evitadas pelos demais.

Quando for muito necessário fazer apontamentos e se tem certeza que eles têm importância para o debate, é educado que se utilize alguns outros recursos da plataforma de videoconferência, como: comentários no chat ou apertar o botão de “levantar a mão”.  

Então, logo que a outra pessoa terminar a sua fala, pode-se abrir espaço para que o questionamento também seja discutido sem atrapalhar o ritmo da conversa ou gerar constrangimentos.

5. Passe longe de lugares barulhentos e movimentados!

É muito importante, principalmente em reuniões que precisam de áudio e vídeo, escolher muito bem o espaço da casa que você irá aparecer antes de iniciar a chamada. Esse passo pode parecer simples, mas vai por mim: evita muuuito constrangimento!

Opte por enquadrar a câmera em lugares mais livres e menos amplos, como em frente a uma parede, por exemplo. Dessa forma é mais difícil que alguém acabe aparecendo atrás do seu vídeo apenas de toalha - pegaram a referência? :)

6. Não se exponha por falta de atenção!

Já virou um clássico do home office e EAD os participantes acabarem mostrando uma mensagem ou foto indesejada enquanto compartilham a sua tela na conferência. Vamos combinar que, dependendo da situação, isso pode gerar uma grande dor de cabeça, né!?

Então, para evitar que isso aconteça, é essencial prestar muita atenção no que está sendo compartilhado. Uma ação que pode ajudar bastante é fazer uso da opção de “compartilhar uma guia” ao invés da tela inteira.

Além disso, para escapar de exposições desnecessárias ou até constrangedoras, outra dica é fechar abas ou aplicações de chat que disparem notificações de novas mensagens - com o Whatsapp ou ferramentas de chat empresariais.

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