Já faz algum tempo que as empresas vêm deixando de lado os modelos mais tradicionais de trabalho e apostando naqueles mais alternativos, como o híbrido e remoto. Esse processo passou a ser acelerado, devido  à necessidade de isolamento social em decorrência da pandemia de Covid-19, no começo de 2020.

Essa transição nos modelos de trabalho gerou muitos desafios comunicacionais, principalmente para as empresas mais tradicionais ou menos preparadas tecnologicamente. Afinal, não é nada fácil deixar para trás o contato físico, e passar a ver os colegas de trabalho e tomar decisões de forma virtual.

Mas mesmo com tudo isso, uma coisa é certa: estar distante fisicamente não quer dizer deixar de ser próximo! A ideia de se preparar para esse novo movimento do mercado é justamente essa, encontrar formas de manter os times unidos e colaborativos, sem a necessidade de que todos dividam o mesmo espaço físico.

O que é preciso saber sobre o trabalho híbrido?

Recentemente a empresa SalesForce lançou uma pesquisa, realizada nos Estados Unidos com cerca de 3.500 pessoas, que mostrou que mais de 64% dos entrevistados preferem trabalhar um pouco em casa e um pouco no escritório. Entretanto, apenas 13% dos gestores de empresas sentiam-se preparados para efetivar essa transição.

Para o presidente da Positivo Tecnologia, em entrevista para a revista Exame, a flexibilidade nos modelos de trabalho deve permanecer como uma realidade do mercado.

“Mesclar o trabalho no escritório ao remoto traz benefícios substanciais às pessoas e aos negócios. Melhora o bem-estar dos funcionários, possibilita convivência profissional sem privação da familiar, assim como otimiza tempo e recursos com a diminuição de deslocamentos”

Mas para que isso efetivamente se torne uma realidade, os processos internos precisam ser suportados e apoiados por tecnologias. A comunicação não pode se perder, ao passo que não se pode cobrar que o funcionário interaja como se estivesse presencialmente. Ou seja, não basta apenas uma mudança nos horários ou fornecer computadores e acessórios de ponta, a mudança precisa ser na raíz da cultura organizacional.

Dito isso, queremos te contar um pouco sobre como a nossa empresa, Mconf, passou a usar algumas tecnologias específicas para melhorar ainda mais o nosso ambiente de trabalho, e a colaboração entre os nossos funcionários.

Mconf e WorkAdventure: qual é a tecnologia que vem mudando a forma como trabalhamos?

A Mconf é uma empresa de tecnologia em busca de soluções para a nova realidade apresentada pela pandemia: o trabalho híbrido. Por aqui, a maior parte da equipe seguirá 100% home-office, e parte dela seguirá no presencial. Nesse cenário, como garantir que a comunicação não fique fragmentada e inclua todas as pessoas do time?

Foi justamente esse  desafio que motivou a equipe a pensar sobre como a experiência poderia passar a ser fluida. Elaboramos uma solução e queremos compartilhar nossa ideia. Vamos descrever a situação que tínhamos no início de 2022 e onde queremos chegar com a nova proposta.

No início desse ano, o cenário que nós tínhamos era de duas ferramentas desconectadas para fazer a comunicação entre a equipe: uma ferramenta de comunicação assíncrona (Rocket.Chat) e outra de comunicação ao vivo online (que é também nosso maravilhoso produto, Elos). As duas ferramentas são muito boas, porém a dinâmica de quando precisamos conversar sobre alguma coisa trivial e rápida referente ao trabalho ficou mais burocrática do que quando o trabalho era presencial. Quando todos estavam trabalhando presencialmente, as dúvidas poderiam ser sanadas apenas indo até a mesa do colega e perguntando. Mas como fica nesse modelo que estamos trabalhando?

Geralmente temos que escolher entre digitar nossa dúvida (o que é bem mais trabalhoso do que explicar ela rapidinho, ao vivo) e esperar até que o colega leia e responda ou então precisamos marcar uma reunião para falar com a pessoa em tempo real, o que traz burocracia para um processo que antes era muito mais simples.

“Hoje praticamente todas as calls são agendadas, mesmo que seja só para trocar uma ideia com o Marcos, um encontro com o cafezinho depois do almoço, tudo ficou burocrático, baseado em agenda, quem é o dono da sala...” Felipe Cecagno, CEO da Mconf

A ideia que nos motiva a mexer nesse modelo é: queremos um espaço que consiga fornecer a facilidade de comunicação do trabalho presencial sem que seja necessário que todos estejam presencialmente no escritório! Ou seja, se a gente precisar falar com um(a) colega, é só verificar se ele(a) está disponível e chegar do lado para trocar uma ideia. Com essa ideia em mente, encontramos um ambiente que proporciona esse tipo de interação e ainda utilizando código aberto: o WorkAdventure. A partir dessa descoberta, fizemos duas movimentações.

1ª) Colocar o Elos como sala de reuniões dentro do WorkAdventure;

2ª) Organizar internamente o WorkAdventure como nosso ambiente virtual de trabalho.

Ainda estamos realizando essa segunda movimentação. Montamos nosso próprio mapa, para atender nossas demandas específicas. Por enquanto, é um mapa provisório, para que a equipe vá utilizando e listando suas necessidades, para ser adaptado no ambiente.

Um dos desenvolvedores da nossa equipe, Marcos Kintscher, que atuou diretamente com o projeto do WorkAdventure explicou que a ideia inicial foi de utilizar o Elos com as suas ferramentas de extensão. Como isso acabou não servindo aos nossos propósitos, o planejamento passou a ser de integrar o BigBlueButton como um serviço nativo do software.

“O resultado superou nossas expectativas quando vimos todo o pessoal da empresa "trabalhando" dentro do escritório do WorkAdventure, o que rendeu vários feedbacks e sugestões que já estão mapeadas e que esperamos implementar futuramente. Um dos benefícios que mais me agrada, pessoalmente, é perceber a presença das pessoas ao redor no mapa. Isso  dá uma sensação de se estar trabalhando num escritório, e não isolado em home office.”

Como o WorkAdventure é desenvolvido em código aberto e permite personalizações, um de nossos planos futuros é inserir no ambiente o vínculo com outros sistemas que utilizamos. Um exemplo de melhorias que já implementamos é que quando uma reunião é gravada em uma das salas do nosso ambiente, ela fica listada em um quadro. Ao se aproximar do quadro e pressionar “barra de espaço” somos direcionados para a lista de gravações daquela sala, que está no sistema que utilizamos como intranet e repositório de documentações da empresa (Notion).

Nós conseguimos pensar em várias possibilidades muito legais para o nosso escritório virtual. Por exemplo, é possível criar um “self onboarding” de novos membros do time criando um roteiro do percurso que a pessoa precisa fazer no ambiente e colocando no mapa as informações que são relevantes para esse contexto.

Novas necessidades já estão aparecendo, pois recentemente toda a equipe começou a usar, por enquanto em fase piloto. Queremos trazer dinamicidade e diversão para o contexto do trabalho onde não estão todos juntos. As ferramentas que temos hoje dão conta do recado da comunicação, mas gostamos muito de ver gente reunida e somos apaixonados por utilizar a tecnologia para criar novas soluções.

A líder do time de Suporte e Atendimento, Sabrina Endres, disse que vê o uso do WorkAdventure com uma maior inclinação a troca de ideias rápidas com os colegas, uma vez que por aplicativos de mensagem poderia ser algo dispendioso e por reuniões formais, muito burocrático.

“A cultura da empresa é bem relevante no papel de unificar os funcionários a fazê-los se sentir pertencentes ao grupo. Aos poucos vamos criando vínculos com os lugares do mapa do escritório virtual. Eu por exemplo tenho uma estação de trabalho preferida e muitas vezes penso “vou lá na mesa do fulano”. Isso me faz sentir mais pertencente à rotina do escritório, mesmo trabalhando distante da sede."

Escritório Virtual de cara nova

E por falar no mapa virtual do escritório, queremos encerrar esse artigo mostrando um pouco do que foi recentemente desenvolvido pela nossa equipe, dentro do espaço do WorkAdventure: um mapa muito mais parecido com a nossa sede física!

Esse desenvolvimento foi apresentado a todas as equipes em uma reunião coletiva. Nesse novo mapa, o nosso escritório virtual conta com salas especiais, como:

  • 08 salas de reuniões: temáticas (com layout de supermercado, halloween, loja de sorvetes e uma prisão); auditório e sala próxima ao jardim;
  • 03 “silent zones”, para quando o funcionário não deseja fazer nenhum encontro ao vivo: Sala de jogos/música; jardim e dormitórios.
  • Sala de café e cozinha;
  • Academia.

Confira na galeria abaixo algumas imagens.

Estamos constantemente pensando em formas de melhorar o ambiente de trabalho, e essa não é uma tarefa de um time específico. Nossa cultura é muito colaborativa e todos que tiverem ideias podem apresentar para as equipes validarem. Depois que fizermos o levantamento das necessidades, o time de design vai criar o mapa que atenda ao que precisamos.

Quando tivermos mais novidades a gente conta por aqui!

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