Será que você já se sentiu incapaz em frente a alguma tecnologia? Dá até aquela vontade de jogar tudo pelos ares. Não dá?
Calma aí! Não precisamos explodir tudo! O que precisamos é ter persistência, vontade em aprender, uma rede de amigos e pessoas dispostas a ajudar e um pouquinho de paciência. Mas, além de tudo isso, precisamos mesmo é pensar no uso da tecnologia como se fosse um projeto.
Talvez, neste exato momento, você esteja se perguntado: Como assim um projeto?
Calma que eu já te conto o que uma coisa tem a ver com a outra. Antes disso quero te falar sobre uma experiência recente que tive, um tanto quanto frustrante, ao utiliza um sistema de webconferência para transmissão de uma palestra.
Hoje em dia é tão comum ver transmissões de palestras e eventos que quando tem algum sem essa opção a gente até estranha, né?! Estou participando de um programa de mentoria idealizado por integrantes já formados do meu curso de graduação. Achei o programa TOP e deixo para comentar sobre ele em outro post. O que é relevante aqui é que, durante o programa, foi proposto um encontro entre mentores e mentorados, em formato de palestra com um convidado especial.
Muitos dos participantes do programa não estão localizados na mesma cidade, e grande parte do programa acontece utilizando sistemas de comunicação à distância. A galera que estava longe começou a pedir aos organizadores um jeito de participar desse encontro, mesmo que fosse online. Foi aí que me ofereci para ajudar e foi aí também que comecei a errar.
Já tinha lido vários artigos sobre o que era necessário para preparar a transmissão de um evento ou palestra, mas nunca tinha preparado uma na prática. Também já havia utilizado várias vezes softwares de webconferência e nunca tinha tido grandes problemas. Estava me sentindo relativamente segura.
Enviei um e-mail para o organizador pedindo informações sobre o local e os apresentadores. Sobre o local: conexão com a Internet; projetor; computador; microfone; câmera. Sobre o apresentador: número de apresentadores; apresentação com ou sem slides. A próxima etapa foi pedir para o pessoal que trabalha comigo algumas informações sobre como fazer a conexão dos aparelhos: projetor, microfone e câmera ao sistema de webconferência que eu iria utilizar.
Depois de ter em mãos todas essas informações, estava me sentindo super preparada!
Chegou o tão esperado dia e com ele uma série de informações que não se confirmaram.
#1. O local da palestra não tinha conexão com a Internet: Eu estava prestes a desistir, como fazer uma transmissão online sem Wi-Fi? Existia a possibilidade de fazer uma conexão com o 4G. Ainda que eu tivesse plena consciência de que a qualidade da transmissão seria comprometida, para não dizer impossibilitada, eu insisti. Fiz do celular do organizador do evento um roteador Wi-Fi, utilizando o 4G dele para que meu computador tivesse acesso à Internet.
#2. Conectividade do software com os equipamentos: Agora online! Iniciei a sala de webconferência, conectei a câmera e o microfone e, com a ajuda de um colega, fui testar os equipamentos. O primeiro problema, por assim dizer, foi com a entrada do áudio. Ao invés de estar capturando o áudio do microfone, o software estava capturando o áudio da câmera. Tive que mexer na configuração do meu computador e do software da sala, para que ele pegasse o áudio da entrada certa. Dependendo do navegador que você utiliza isso pode ser mais fácil, ou mais difícil. Troquei de navegador e consegui fazer as configurações necessárias para que o áudio fosse capturado do microfone.
#3. Apresentações em slides. Eram três apresentações de slides. Fui fazer o upload do primeiro slide e o software me mandou uma mensagem de erro. Por sorte, eu tinha quem me apoiasse nesse momento e meu colega conseguiu fazer o upload do arquivo. Basicamente era um problema com o navegador que eu tinha escolhido. Além disso, o software não permitia que eu fizesse o upload das três apresentações e escolhesse entre elas durante a transmissão, isso significa que eu teria que fazer o upload durante a transmissão, provocando um atraso nas palestras. Lembrem que eu estava conectada no 4G! Resumo da ópera, optei por deixar a apresentação principal no software e os demais palestrantes passavam suas apresentações apenas pelo projetor, sem passar pelo sistema de webconferência. Deste modo, os participantes só conseguiriam ver a apresentação caso a câmera capturasse a projeção.
#4. Posicionamento da câmera. A câmera que eu tinha disponível não tinha como ser fixada em um ponto da sala que fosse adequado para a transmissão. Isso fez com que o ângulo que ela fora colocada mal pegasse o palestrante. Era uma câmera relativamente pequena e com um cabo curto, que precisava ficar conectado ao computador. A disposição da sala, em formato de palco, também foi um ponto crítico para o posicionamento da câmera. Ficamos com um ângulo enviesado que dependeria do posicionamento do palestrante para evidenciá-lo.
#5. Hábito. Este é um detalhe que, na maior parte das vezes, a gente nem se da conta. Não temos o hábito de transmitir palestras ao vivo. Isso significa que tanto apresentadores quanto organizadores não estão preparados para lidar com a dinâmica de uma transmissão ao vivo. Lembrando que estou me referindo a pessoas comuns, parafraseando Rita Lee, “um filho de Deus”, ou seja, quem não tenha contato com estúdios ou com grandes produções que envolvam áudio e vídeo.
Passei mais de UMA hora configurando e testando a sala de webconferência, iniciamos o encontro com a transmissão acontecendo. Comecei a gravar a sessão, mas com aquele sentimento 💔 de que as coisas não sairiam muito bem.
Retomando os pontos importantes para não explodirmos com tudo. Como você pode perceber, eu tive: persistência, vontade em aprender, uma rede de amigos e pessoas dispostas a ajudar e um pouquinho de paciência. Ainda assim, o resultado final da gravação foi uma transmissão quase sem áudio, vídeo cortado e pessoas mal centralizadas. Um filme de terror! Chegamos então, ao ponto do projeto.
O que precisamos para organizar um projeto e por que o uso das tecnologias deve ser encarado com tal?
Buscando uma maneira mais visual para falar de projetos, e aproveitando que estamos nesta onda de canvas para quase tudo, achei um artigo muito legal do Jorge Audy sobre Project Model Canvas (PMC). Resumidamente, canvas é uma ferramenta que tem por objetivo mostrar de forma visual e prática algumas ideias ou informações que pretendemos expor, essa ferramenta ficou conhecida inicialmente através do Business Model Canvas e hoje é utilizada por outras áreas do conhecimento.
Nossa! Isso não é muito complexo? Eu só queria utilizar um software? E agora estamos falando de canvas e projetos!
Calma! Eu sei que assusta, mas olha com carinho para o PMC. Nele temos elementos importantes para o planejamento de um projeto e você já vai entender por que utilizá-lo no planejamento de uso de softwares. Vamos colocar a minha webconferência nesse canvas e veremos o que poderia ter sido feito diferente se eu tivesse planejado olhando para estes itens antes.
** Neste post irei trabalhar com a aplicação prática do canvas, para detalhamento de cada item do canvas, sugiro a leitura do texto que usei como referência: Project Model Canvas funde projeto e negócio.
POR QUE?
Esta deveria ser a pergunta fundamental de todo trabalho que a gente executa. Por que fazemos o que fazemos? Me pergunto isso quase todos os dias.
- Justificativa: foi identificada uma necessidade do público alvo da palestra. Alguns participantes solicitaram aos organizadores do evento que ele fosse transmitido, permitindo assim, que eles pudessem participar, ainda que não estivessem no local.
- Objetivo SMART: o principal objetivo era que todo o público participante do programa de mentoria tivesse acesso ao momento proporcionado pela equipe organizadora.
- Benefícios: possibilidade de troca entre os stakeholders independente de sua localização geográfica; possibilidade de compartilhar o conteúdo e o momento após o acontecimento do evento; memória do evento.
O QUE?
O que iremos fazer ou entregar para que esse objetivo seja alcançado. Temos várias formas de entregar um mesmo resultado, aqui é o momento de pensar qual o valor que estamos entregando de fato.
- Produto: transmissão de conteúdo/palestra online ao vivo.
- Requisitos: possibilitar a transmissão de áudio, vídeo e conteúdo online ao vivo; possibilitar a gravação da transmissão; possibilitar troca entre as pessoas que estão distantes e as que estão no local da apresentação.
QUEM?
Quem são as pessoas envolvidas nesse processo? Qual o papel de cada uma para que esse momento aconteça?
- Stakeholders: participantes da palestra ao vivo; participantes da palestra online; palestrantes; organizadores da palestra; fornecedores do local.
- Equipe: eu _ responsável pela configuração e gerenciamento da webconferência; organizadores da palestra _ responsáveis por garantir recursos do local e por orientar os participantes e os palestrantes; fornecedores do local_ responsáveis por garantir os recursos básicos para o acontecimento do evento; palestrantes _ responsáveis por interagir com participantes online e offline.
COMO?
Como entrego este produto, com os recursos que tenho a disposição?
- Premissas: local com Internet, preferencialmente cabeada.
- Grupos de entregas: configuração da sala de webconferência para a transmissão; apresentações em PDF disponíveis; local da transmissão com os recursos necessários de áudio, vídeo e conteúdo; convites virtuais para acesso à webconferência; disponibilização da gravação.
- Restrições: disposição dos equipamentos no local onde ocorrerá a transmissão; posicionamento dos palestrantes durante a transmissão; qualidade dos equipamentos de áudio e vídeo; computadores para gerenciamento; mediadores para troca online.
QUANDO/TO?
Tempo e custo para a execução do projeto.
- Riscos: problemas com a Internet; problemas com a conexão dos aparelhos; problemas com o software; algum problema não mapeado que apareça no dia.
- Linha do tempo: preparatório _ antes da execução da transmissão, pode levar alguns dias ou horas; execução _ no dia da transmissão, algumas horas durante o evento; resultados _ visualização dos resultados e edições do vídeo, se necessário, pode levar algumas horas; compartilhamento _ compartilhamento da transmissão com os participantes, alguns minutos.
- Custos: tempo das pessoas envolvidas com a organização; custo do software de webconferência, quando necessário; possíveis custos de aquisição de equipamentos como câmeras e microfones.
GP: nome do gestor do projeto, neste caso, eu =)
Pitch: transmissão online ao vivo de palestra.
Aqui optei por colocar a descrição de cada item em formato de lista, porém, você pode utilizar uma tabela ou escrever diretamente no canvas, o que facilita na hora de fazer consultas rápidas e a manter o foco no desenvolvimento do projeto.
De forma rápida, conseguimos organizar as informações relevantes preenchendo os itens do PMC. Agora podemos olhar com calma e priorizar as atividades importantes para que tudo ocorra o mais próximo possível do esperado.
Vamos conferir o que poderia ter sido melhor?
Se olharmos principalmente para as Premissas, as Restrições e os Riscos do projeto, já temos um indício do que eu poderia ter feito diferente. Ok, eu perguntei para o organizador do evento sobre a Internet e os equipamentos, MAS, temos os problemas que podem não estar mapeados, lembra? Tanto o organizador quanto eu falhamos em não passar no local com um dia de antecedência para averiguar as condições. Pressupomos que as informações que nos foram dadas eram verdadeiras e, por conta disso, acabamos encadeando uma série de eventos que levaram o projeto ao fracasso, por assim dizer.
O único jeito de podermos validar a Premissa da Internet é indo até o local e testando, posto que, sem Internet, é basicamente inviável realizar o projeto. Além disso, poderia ter sido planejado com maior eficácia a utilização da câmera e do microfone, conhecendo o posicionamento do palco e das cadeiras com antecedência. Outra consequência de ver o local antes é a possibilidade de orientar os palestrantes na hora de realizar suas falas.
Teria outro jeito de permitir que os participantes que estavam em outro local pudessem estar conectados ou recebessem este conteúdo? Sem Internet não poderíamos proporcionar a participação síncrona, ou seja, ao mesmo tempo em que o encontro acontecia. Porém, sabendo com antecedência sobre a restrição da Internet, poderíamos ter providenciado uma câmera, gravado as palestras e compartilhado o vídeo com os participantes que não puderam ir fisicamente.
O bom de pensar no uso de softwares como projeto é justamente saber como proceder quando os problemas ocorrerem e conseguir pensar em uma outra solução como contingência. Ainda que planejemos alguma atividade, sempre existe a possibilidade de ocorrer algum erro ou de não conseguirmos prever todas as interferências, porém, a chance de coisas básicas darem errado é bem menor.
Ao colocarmos as atividades descritas de forma visual, podemos perceber alguma tarefa que é realmente importante de ser realizada, ou nos dar conta de coisas que não conseguimos ver ou prever. Para isso, a utilização de uma ferramenta como o PMC, prática e de fácil preenchimento, pode ser bem eficaz no planejamento da utilização de um software.
