O trabalho remoto pode ser um grande desafio para as empresas e para os funcionários. A primeira coisa que precisamos ter em mente é que a comunicação remota tem suas particularidades em relação a presencial e, por isso, precisa ser bem estruturada para que não haja ruídos ou se torne cansativa.
Nesse artigo nós vamos utilizar o exemplo da Mconf, StartUp que desenvolve o Elos. Nossa equipe possui flexibilidade de mesclar o trabalho presencial com o remoto, por isso, para manter a colaboração e a proximidade, a utilização de aplicativos auxiliares é fundamental para documentar processos, gerenciar projetos e para conversas e reuniões entre as equipes.
Veja nossas principais escolhas:
Comunicação
Rocket Chat para o dia-a-dia
Ideal para o dia-a-dia das equipes, o Rocket Chat é uma plataforma de colaboração com bate-papo, áudio e vídeo. Ele é utilizado tanto para conversas oficiais de trabalho, em grupos ou de forma privada, quanto para assuntos informais e descontraídos.
A ferramenta permite a criação de canais de comunicação personalizados conforme a necessidade da organização. Você pode, por exemplo, utilizar os canais para dividir as equipes, criar canais de descontração e até montar times multidisciplinares. Assim, as conversas podem ser armazenadas com segurança, interatividade e agilidade.
Elos para videoconferências colaborativas
Para assuntos mais complexos ou que necessitam de uma proximidade maior, a videoconferência é o ideal. O Elos, principal produto oficial da Mconf é a plataforma oficial para realizar reuniões. Para organizar as sprints, por exemplo, são realizados encontros para determinar as atividades da semana e registrá-las no Jira ou no Notion (falaremos dele em seguida!).
Os times utilizam a plataforma para integrar as ideias, ouvir as opiniões e optar pelo melhor caminho para a conclusão das atividades. As notas compartilhadas, as enquetes e o compartilhamento de apresentação possibilitam um ambiente que facilita a colaboração.
Além das reuniões de trabalho, o Elos também é utilizado para momentos de descontração. Diariamente nos reunimos para o Café da Mconf, por exemplo, que simula aquele clássico momento de conversa pós almoço do escritório físico. Fora do expediente, já rolaram alguns happy hours com karaokê online - utilizando a funcionalidade de compartilhamento de vídeo do Youtube - e até encontros para jogar (por aqui, o pessoal é super fã de Gartic!).
Documentação e Gerenciamento
Jira: Gerenciamento de projetos
O Jira é um software utilizado para o acompanhamento de projetos e tarefas. As equipes determinam suas demandas em conjunto e controlam-as na plataforma com um fluxo de trabalho personalizado.O Jira também permite que cada tarefa tenha uma pessoa responsável e seja pontuada conforme o seu grau de dificuldade. Assim, ela pode ser movida na tabela de acordo com o nível de andamento.
Além disso, é possível criar relatórios com base na realização das atividades de cada sprint (semanal ou quinzenal). O software dá a opção de relatórios de velocidade, relatório de burnup ou burndown e diagramas de fluxo cumulativo. Todos utilizados para gerenciar melhor a qualidade do trabalho que vem sendo realizado, identificando gargalos e possíveis soluções.
Notion para ter tudo em um só lugar
O Notion é o nosso queridinho! Ele é um aplicativo que facilita tanto a organização dos processos da empresa, quanto o gerenciamento de projetos das equipes, reunindo tudo num só lugar. Dentro da plataforma está nossa missão, visão e valores, os benefícios destinados aos funcionários, boas práticas de comunicação, políticas de férias, além de um breve resumo que cada funcionário ou funcionária escreve sobre si para que os novos membros já conheçam um pouquinho de cada um.
Também é lá que estão todas as atas de reuniões feitas pelos times, a documentação básica dos nossos produtos e os processos de cada time. Além disso, recentemente testamos o gerenciamento de tarefas e sprints das equipes no Notion, através das funcionalidades de banco de dados, board e roadmap.
As possibilidades são muitas, desde a criação de simples páginas com um texto corrido, calendários, vídeos ou fotos e até planilhas complexas com filtros, ordenamentos e diversos tipos de visualização de dados. O importante é utilizá-la de forma colaborativa com o seu time e estimular a prática de documentação, isso facilitará sua rotina e trará mais autonomia na realização das tarefas.
G Suite para a equipe
O Gsuite, ferramenta do google, pode começar a ser utilizado assim que a conta no gmail foi criada. Raramente utilizamos e-mail como forma de comunicação, mas o Drive é usado para compartilhar documentos criados no Docs, apresentações, planilhas e imagens. Outra funcionalidade muito usada no nosso dia-a-dia é o Google Agenda, em que marcamos todos os compromissos e reuniões agendadas para facilitar a comunicação e otimizar a rotina de trabalho.
GitHub
Muito utilizado no meio da programação e desenvolvimento de software, o GitHub é uma plataforma que vai contemplar mais do que a hospedagem de códigos. Além do repositório, ele é utilizado para organizar e acompanhar mudanças feitas num determinado sistema. Assim, os profissionais podem contribuir com os demais projetos através de comentários e sugestões.
Todos os arquivos são salvos dentro de um repositório da ferramenta, que também podem ser armazenados de forma privada no seu próprio computador. É considerado, portanto, uma das maiores plataformas online de trabalho colaborativo do mundo.
Ferramentas Similares
Bom, agora que já fizemos um overview das ferramentas que o nosso time utiliza, veja abaixo algumas outras similares que podem ser interessantes para a sua realidade.
Mindmeister para mapeamento mental
O MindMeister é muito usado para resolver questões ou desafios das equipes através da interação para gerar insights e ideias criativas. Funciona assim: o time se reúne, conversa sobre a pauta e cada um deve escrever as ideias que surgirem naquele momento. No fim, é gerado um mapa mental elencando as sugestões de todos os funcionários para, assim, encontrar as melhores soluções através de uma rede colaborativa.
Basecamp para a gestão de projetos
Assim como o Jira, o Basecamp é outra ferramenta utilizada para gerenciar projetos e demandas em andamento. Nessa plataforma, os times podem comunicar-se sobre as ideias, conclusões ou problemas em relação a determinada atividade. Além disso, a possibilidade de criar checklists, chats e compartilhar arquivos e documentos auxilia na organização e colaboração para a finalização das atividades conforme o esperado.
Trabalhar em um time remoto não precisa ser sinônimo de distanciamento. Aqui nós elencamos algumas sugestões de ferramentas para realizar as atividades com colaboração, criatividade e organização. A tecnologia está aí para auxiliar os desafios, então analise suas necessidades e, assim, poderá identificar as possibilidades disponíveis no mercado.
