Home Office: 5 passos para organizar o trabalho remoto de sua equipe

Reunimos boas práticas para gerenciar de forma eficiente o trabalho remoto de sua equipe e garantir os resultados para sua empresa.

O trabalho remoto, ou home office, é todo trabalho realizado fora do escritório, ou seja, de casa ou até de espaços compartilhados, como coworkings. No mundo, segundo estudo da Owl Labs, 52% dos funcionários de empresas já trabalham remotamente ao menos uma vez por semana e 68% uma vez ao mês. No Brasil, o número de empresas que vem adotando essa prática cresceu de 35% para 51% entre 2017 e 2018, segundo dados divulgados por um estudo realizado pela Aghora e Convenia. Os setores de tecnologia e marketing são os que possuem maior adesão.

O avanço da tecnologia na comunicação e na gestão contribuem diretamente para que a adesão do trabalho remoto seja realizada facilmente, principalmente nos grandes centros urbanos, que são impactados por fatores como a mobilidade urbana. Além disso, um estudo divulgado pelo professor da Universidade de Stanford, Nicholas Bloom, mostra que a produtividade e a concentração podem aumentar no home office.

Como colocar o Home Office em prática?

Que o home office traz diversos benefícios, tanto para as empresas, quanto para os colaboradores, nós já sabemos, mas ele também tem seus desafios. Para que sua equipe mantenha a produtividade e para que isso se torne algo bom para todos, é preciso que se crie um ambiente favorável, permitindo que as pessoas possam desempenhar suas funções como se estivessem no escritório. Veja alguns pontos fundamentais para um bom ambiente de trabalho no home office:

A estação de trabalho

O local de trabalho é um dos pontos mais importantes nessa estrutura. É preciso criar um espaço oficial em casa, onde serão realizadas todas as atividades. Um espaço de trabalho ideal precisa ter: uma boa cadeira e mesa, iluminação adequada, computador com acesso a internet, ambiente livre de ruídos extremos. Isso faz com que a concentração e o desenvolvimento do trabalho não sejam prejudicados. Imagine que dentro da sua rotina seja necessário fazer uma videoconferência, seja com seus colegas ou com seu cliente. Para isso, é preciso que você tenha uma boa conexão com a internet, computador em pleno funcionamento e que seu ambiente esteja sob controle. Assim, você terá uma videoconferência produtiva.

Mantendo a rotina

Cada um tem uma rotina no escritório, mas ela normalmente começa no momento em que você chega na empresa, serve um café, faz login no computador, define as tarefas e prioridades do dia e responde e-mails e mensagens. No home office não deve ser diferente, é necessário que a rotina se mantenha, assim como o comprometimento com os horários, reuniões, entregas e metas, já que elas continuam as mesmas, mesmo que você não esteja no ambiente físico da empresa.

Organização e Foco

Para alcançar a tão desejada produtividade no home office, é preciso organização por parte do colaborador e, principalmente, comunicação entre o time. Quanto mais claras estão as demandas, mais fácil será a execução e maior será a motivação para fazê-la. Uma boa dica para isso são os Métodos Ágeis, o Scrum ou o Kanban, que são metodologias de trabalho que usam da organização, comunicação e gestão para fazer mais, no menor tempo possível.

Por parte do colaborador, é preciso comprometimento. Caso haja outras pessoas em sua casa, por exemplo, é necessário que se faça entender esse modelo de trabalho para que todos respeitem os horários e o seu espaço, evitando possíveis problemas. Caso contrário, ao invés de ter um dia produtivo e menos estressante por estar em casa, isso se tornará um obstáculo no seu dia-a-dia.

Ainda assim, é importante destacar que ninguém é produtivo o dia inteiro, todos os dias. E está tudo bem! Foque no equilíbrio, faça pausas durante o dia, reserve um tempo para si e para sua família e cuide sempre da sua saúde mental.

Vimos alguns pontos fundamentais na estrutura do seu home office, mas e para o líder de equipes, como gerenciar esses times remotos? Confira aqui os passos para essa gestão:

Os 5 passos para organizar o trabalho de sua equipe no home office

Para gerenciar um time remoto é preciso que alguns pontos sejam destacados e acompanhados para que sua equipe continue eficiente e sua empresa gerando os resultados desejados. A seguir vamos te trazer os cinco pontos primordiais para este dia a dia de liderança remota.

1.Comunicação

Para que o trabalho de um equipe remota funcione bem, a comunicação é um dos principais pontos. Com o distanciamento físico, você já não tem mais aquela facilidade de se levantar e falar com o seu colega para aquelas dúvidas rápidas que otimizam o trabalho no dia-a-dia. Para uma comunicação remota efetiva, deve-se sempre verificar a disponibilidade de cada um e contextualizar muito bem o que você precisa saber, para que não tome muito tempo de todos, evitando, assim, que isso influencie na eficiência do trabalho. Temos diversas ferramentas no mercado que facilitam essa comunicação escrita, como por exemplo o Rocket Chat e o Slack. Para assuntos mais complexos, existem ferramentas como o Elos, que são focadas em videoconferência e possuem funcionalidades como gravação, chat, anotações compartilhadas e compartilhamento de arquivos diversos. O uso dessas ferramentas é imprescindível para que equipes remotas tenham um bom desempenho.

2.Rotina de Reuniões

Como falamos anteriormente, assim como o colaborador precisa manter a rotina no seu dia-a-dia, o time também necessita ter encontros periódicos, que podem ser semanais ou a cada duas semanas, dependendo da organização de cada equipe. Esses encontros servem para alinhar atividades, acompanhar o andamento e o prazo delas e para verificar se alguém está tendo dificuldade com alguma tarefa. Isso trará a visão necessária para o líder tomar decisões, fazer ajustes e entender o ritmo de sua equipe. Para isso, novamente você precisará de uma boa ferramenta de videoconferência para que essas reuniões aconteçam de forma organizada e com facilidade.

3.Horários

O horário é grande parte da rotina de trabalho, por isso é necessário que eles sejam estabelecidos, mesmo que no trabalho remoto. Se sua empresa trabalha com aquele modelo tradicional, das 9h às 18h, é importante que as equipes continuem cumprindo essas agendas. Se sua empresa tem horários flexíveis, não tem problema nenhum, desde que isso esteja claro para todos. Nesse caso, você pode optar por turnos comuns entre os times, para que, pelo menos em algum momento do dia, todos estejam presentes, mesmo que online.

4.Estabelecimento de metas semanais e mensais

Assim como são necessárias reuniões de equipe para alinhamentos gerais, o líder deve continuar medindo a performance do seu time. Então, se antes o foco era acompanhar números gerais próximo ao fim do mês, no home office você precisa estabelecer metas semanais ou quinzenais para que o ritmo, a motivação e o desempenho não diminuam. Por isso, é preciso definir metas individuais e do time como um todo para que as entregas alcancem os resultados esperados, assim como no método de trabalho presencial. Essa prática é extremamente comum nos Métodos Ágeis, que já citamos por aqui.

5.Gerenciamento de atividades

Se você e seu time costumam visualizar as atividades em conjunto, de forma visual, isso não deve ser um problema no trabalho remoto. Existem diversas ferramentas de gestão que oferecem essa visualização de atividades, metas e prazos, totalmente compartilhadas e de fácil visualização, como por exemplo o Trello ou o Jira, que é o mais utilizado pelos nossos times.

E você, como está se organizando no home office e nas suas rotinas? Conta para gente! Esperamos que esses passos te auxiliem na hora de gerenciar sua equipe e ter um home office saudável e produtivo.