Comunicação efetiva: o meio e a mensagem no ambiente de trabalho
Sabemos que para qualquer negócio ter sucesso, o primeiro passo é uma boa comunicação. Dentro de uma organização, comunicação é a chave para qualquer ação que você deve executar, seja ela com seu colega de time, prospect, na hora da negociação ou apresentação da empresa e até com seus clientes.
Dentro disso, a comunicação interna com a equipe é fundamental para evoluir processos, otimizar tarefas e, claro, aproximar as pessoas. É preciso entender que todos os pontos de contato dentro da sua rotina dependem, sim, de uma boa comunicação, mas principalmente do canal certo. Já dizia McLuhan, um dos mais conhecidos teóricos da comunicação, “O meio é a mensagem”. Então, não basta sabermos o objeto da comunicação, temos que adequar ao melhor meio ou canal, isso faz toda a diferença.
Primeiro, vamos ver alguns dos benefícios de uma boa comunicação?
Espírito de equipe
Quando você tem uma boa conversa com sua equipe, isso acarreta não só no benefício de comunicar algo de forma clara e didática, como também constrói uma equipe mais unida ao seu lado. Uma boa comunicação gera cumplicidade entre o time e traz aquele sentimento de pertencimento, já que todos acabam tendo todo o contexto para as tomadas de decisão. Com isso, você alinha o time com um objetivo em comum junto ao líder e à empresa.
Evita ruídos e mal entendidos
Receber uma informação mal passada, que gera conflitos e interpretações erradas: quem nunca?! Um único ruído pode atrapalhar o andamento das tarefas, provocar erros em projetos e até causar atritos entre o time. Por isso: fale, converse, pergunte quantas vezes for necessário! Às vezes é melhor falar mais do que menos. Uma dica importante para reuniões de alinhamento é sempre reservar um tempo para perguntas e respostas, o famoso Q&A. Isso dá a oportunidade de sanar qualquer dúvida e diminuir a margem de interpretações erradas.
Delegação de tarefas
Uma comunicação aberta e clara facilita a distribuição de responsabilidades do time. Isso porque, se cada integrante da equipe sabe qual é o objetivo em comum e quais são as atribuições de cada um nisso, as tarefas e desafios serão recebidas mais facilmente, além dessa prática incentivar a proatividade.
Fortalecimento da cultura da empresa
Comunicação circular é priorizar pelo alinhamento de comunicação em todos os níveis da empresa. Para que a cultura da organização se perpetue, é necessário definir os objetivos macros e micros, além de deixar claro para todos os times quais são os maiores desejos e missões da empresa. Isso aumenta o engajamento individual e coletivo: só benefícios <3
Agora que já falamos sobre a mensagem, vamos falar sobre o meio? Veja a seguir as principais formas de se comunicar no ambiente corporativo e o objetivo de cada uma delas.
Reuniões
Quantas vezes você já ouviu a famosa frase do mundo corporativo “essa reunião podia ter sido um e-mail”? Pois bem! Reuniões mal planejadas e mal executadas geram esse sentimento nas equipes. Interações mal estruturadas podem prejudicar muito o dia-a-dia de trabalho de qualquer time.
E como ter uma reunião que, de fato, deveria ter sido uma reunião? Começamos, então, pelo objetivo dela. Existem alguns tipos diferentes de reuniões, dois exemplos são as resolutivas e as processuais. Mas, independente de qual seja o seu caso, a estrutura é similar para qualquer uma delas.
- Defina um objetivo claro e se pergunte: esse assunto precisa realmente ser tratado em uma reunião? Preciso envolver mais pessoas para resolver isso? Escrever não basta?
- Respondendo as perguntas acima e decidindo por uma reunião, envie a pauta antes para que os participantes tenham todo o contexto necessário e também para que possam sugerir assuntos relacionados à agenda da reunião.
- De acordo com a pauta, defina um tempo de reunião e tenha horário de início e fim dela.
- Prepare a sala antes do horário de início.
- Conduza os assuntos em cima da pauta e modere as discussões para que não saiam do objetivo.
- Por fim, registre! Sim, é necessário registrar tudo para que sua reunião tenha próximos passos, planos de ações e tomadas de decisão.
Uma reunião sem esses pontos, provavelmente deveria ser um e-mail. É importante ressaltar que essas dicas devem ser seguidas tanto para reuniões presenciais, como para as remotas por videoconferência.
Relatórios online
Quando o objetivo é apenas apresentar números ou atualizações de uma tarefa para um time inteiro, por exemplo, opte por relatórios ou dashboards. Evite ocupar a agenda de todos desnecessariamente, pois isso pode impactar nas atividades e na produtividade de cada um. Muitas vezes, resultados que já são rotineiros podem ser atualizados em planilhas ou relatórios e enviadas para os envolvidos e envolvidas via e-mail ou chat. Priorize encontros em tempo real para novos alinhamentos que alterem processos ou impactam no andamento de sua equipe.
Stand Up Meeting
Reuniões para falar sobre o andamento de um projeto ou de uma tarefa podem ser substituídos por rápidos stand up meetings. A prática do stand up vem da teoria do Scrum e são definidos como encontros diários e rápidos entre o time que têm a duração máxima de 15 minutos. O objetivo é a atualização do andamento de tarefas, prioridades e dificuldades, por isso é importante que se use alguma ferramenta visual de gestão para facilitar o encontro. Para times presenciais, esses encontros são até feitos em pé, para que seja, de fato, rápido e objetivo.
E para equipes remotas, será que dá certo? Em uma call de 15 minutos com seu time, o objetivo do stand up meeting também é cumprido: você atualiza as tarefas, define prioridades e tira dúvidas de forma visual, remota e ágil! Para isso, você precisa de uma ferramenta de videoconferência fácil de usar, acessível e que estimule a colaboração.
Ferramentas de gestão e documentação
Gerir as tarefas de um time não é tarefa fácil, por isso conte com a ajuda de ferramentas que auxiliam no processo. Trello, Asana e Jira são exemplos de quadros de tarefas que facilitam a visualização das atividades de uma equipe. Estabeleça uma plataforma oficial para o time e mantenha as informações atualizadas, isso fará com que muitas das dúvidas já estejam respondidas lá e, assim, o trabalho fluirá melhor.
Para documentações de forma geral, sugerimos a plataforma Notion, que é útil para unir, em um só lugar, informações e decisões de projetos, metas dos times ou da empresa como um todo. Quanto mais documentado estiver o seu trabalho, mais fácil será criar um legado para a empresa e, assim, o padrão seguirá o mesmo, independente de quem executar a atividade.
Registros são extremamente úteis, por exemplo, para que novos funcionários consigam se inteirar do trabalho de forma mais autônoma e no seu tempo, sem precisar que alguém pare todas as suas atividades para explicar os detalhes de cada processo da empresa. Otimizar a visualizações de informações essenciais também é comunicação!
O polêmico, amado por muitos e odiados por muitos também! Nós, particularmente, usamos muito pouco o e-mail para a comunicação interna, mas entendemos que, para muitas empresas, funciona. Então, a dica é utilizá-lo para comunicações mais formais, que precisam pautar processos e fazer documentações. O e-mail pode ser utilizado como um meio de registro de decisões e próximos passos, assim como nas ferramentas de gestão de tarefas. Outro uso muito comum para os e-mails é o contato externo com o cliente, para tirar dúvidas, marcar reuniões, enviar arquivos e reports de projetos.
Chats
Ferramentas de chat, como o Slack e o Rocket Chat, são extremamente úteis para o dia-a-dia de uma equipe. São ideais para conversas rápidas com os colegas, tanto para assuntos pessoais, quanto para profissionais. Quer um exemplo?
Imagine que você tem uma dúvida sobre como seguir com sua próxima tarefa. Você olha para a pessoa que poderia te ajudar nisso e ela está totalmente concentrada, de fone de ouvido. O que você faz? Vai até lá, interrompe a concentração dela para ter sua dúvida respondida? Não, não seja essa pessoa! Nesse caso, use o chat para escrever sua pergunta ou então para avisar que você precisa de ajuda. Assim que ela puder, ela irá te responder. Simples, não?
Mas, atenção! Para o uso do chat como comunicação efetiva, leve em consideração duas coisas:
Ninguém está disponível o tempo inteiro, ok? Não espere que seu ou sua colega responda sua mensagem no minuto seguinte, pois ele ou ela pode estar no meio de uma tarefa importante. Tenha paciência e respeite o tempo de cada um!
Se sua dúvida for muito complexa, prefira falar do que escrever. Às vezes o que você levaria 10 minutos para escrever todo o contexto, em 3 minutos de conversa falada se resolve! Se você faz parte de um time remoto, nesses casos prefira chamadas de vídeos rápidas. Só não esqueça de não atrapalhar o(a) coleguinha, ok? Sempre verifique a disponibilidade que cada um tem para falar com você, seja remota ou presencialmente.
A comunicação é a chave, por isso devemos exercitá-la todos os dias e realizar testes de como cada meio funciona para o seu time e sua empresa. Sempre com o objetivo de diminuir ruídos, otimizar o tempo e ser mais efetivo.