Como manter a cultura da empresa em um time remoto

A transformação digital, que vem consolidando sua força e espaço no mundo dos negócios, ganhou um companheiro nos últimos anos: o trabalho remoto. A cada ano, a visão e a cultura de trabalho das empresas estão se modificando, e o que antes era visto como não-funcional por muitos gestores ganhou uma ressignificação ao unir Home Office e cultura organizacional.

Se quero conectar empresa e funcionário, criando laços de pertencimento, é necessário interesse, intenção e estímulo a um ambiente agradável. A base da cultura empresarial pode estar, portanto, muito mais em entender a subjetividade da equipe de trabalho do que investir em produtos de diversão e disponibilizá-los aos grupo.

A intenção e a consequência da cultura empresarial devem mirar a união de ideias, valores e crenças da equipe, a fim de gerar caminhos em conjunto para a solução de problemas e determinar o direcionamento das ações da empresa. Quando ela cumpre seus valores essenciais, sua cultura transforma funcionários em defensores, enriquece o bem-estar e garante que a empresa retenha seus melhores talentos.

Bom, estamos falando aqui de conhecimento, proximidade e contato para que esta cultura efetivamente se perpetue na organização. Entretanto, quando os times de trabalho funcionam de maneira remota e a tela do computador é o único meio de interação, de que forma eu construo essas relações?

Edgar Schein, autor da obra Organizational Culture and Leadership, fala que a cultura representa para grupos e organizações o mesmo que caráter para indivíduos. Ou seja, ela parte de uma construção e investimento da empresa e culmina na mudança de percepção e ações internas dos funcionários. Para alcançar tal, é necessário rever alguns pontos básicos, como: processos, recrutamento, integração, plano de carreira, ferramentas e gestão.

1. Defina uma base e relação de confiança

Para o funcionamento equilibrado das relações, seja inter ou intrapessoais, o respeito mútuo e laços de confiança são características essenciais. Na troca empresa-funcionário não poderia ser diferente. A colaboração encontra na vulnerabilidade e na própria confiança um meio ativo para se consolidar, e isso gera resultados como o surgimento de novas ideias e contribuições, sem a sombra do receio e pensamentos negativos.

Agora, para alcançar este cenário ideal é importante partir de dois pontos, o comportamental e o estrutural. O primeiro se vale da liderança como ponto de partida e determina que um bom líder tem, em sua natureza, a força da inspiração, ou seja, cria sentimentos de identificação e motivação entre os funcionários.

O ponto estrutural vai se consolidar a partir do momento em que o sentimento interno do seu time estiver alinhado, ou seja, o comportamental. Neste momento é importante lembrar dos feedbacks mútuos, que auxiliam na avaliação de seus atos e do funcionamento da empresa. No modelo de trabalho remoto, as reuniões virtuais com certa regularidade podem ser um caminho para dar voz ao trabalhador e promover o feedback construtivo. Mas, lembre-se que o contato visual é essencial nesse momento, então organizar videochamadas e manter as câmeras ativas pode ser um caminho para evitar mal-entendidos e continuar engajando o funcionário para tarefas futuras.

2. Foque em um bom onboarding na sua empresa

É responsabilidade do líder garantir que a equipe tenha os recursos e conhecimentos certos para ter sucesso em sua função. Quando novos funcionários entram a bordo, é importante se certificar de que as suas características são compatíveis com a da empresa e promover a sua inserção neste contexto. Daí surge o termo onboarding, que se baseia em elevar o potencial do novo funcionário em conjunto com as necessidades da organização. Para estruturar o seu onboarding, é preciso:

Desenvolver um plano de até duas semanas: funcionários remotos podem demoram mais tempo para mergulhar de cabeça nos processos da empresa, portanto criar um plano e definir todas as reuniões auxiliam na redução de estresse e ansiedade que os novos contratados possam ter. Além disso, também garante que eles sejam devidamente apresentados a todas as pessoas que compõe a equipe, bem como aos processos de gerenciamento e projetos.
Onboarding Individual: desenvolva um plano claro para ajudar o funcionário a saber como será a integração em 30, 60 ou 90 dias. Dê a eles pequenas tarefas ou projetos no início e certifique-se de controlá-los um pouco, apresentando colegas que poderão auxiliá-los para quaisquer dúvidas e demonstrando que a equipe está à disposição.
Onboarding em grupos: essa é uma ótima maneira de minimizar os esforços e redundâncias durante a integração, podendo também criar um sentimento de comunidade entre os novos contratados. Algumas empresas possuem ciclos fixos de entrada de novos funcionários e isso pode ser muito produtivo quando se consegue estabelecer este tipo de relação no onboarding.

3. Comunique a missão e os objetivos de forma clara

Para criar uma cultura remota de alto desempenho é necessário que a equipe compreenda os valores, a visão, os objetivos e a missão da empresa para qual destina seu tempo. Estes pontos servem, principalmente, como base para a definição de comportamentos e entendimento por parte dos funcionários em relação ao propósito que os move ao esforço. Então, escolha uma maneira clara e concisa de descrever essa missão ao comunicá-la e reforçá-la a equipe. Desta forma, a importância do que está sendo feito e de como está sendo feito se perpetua.

4. Seja explícito sobre sua política de trabalho

A definição do que é um trabalho remoto pode ter interpretações diferentes dependendo da pessoa para quem se está comunicando. Para que não haja ruídos nessa conversa, e que ela possa ser devidamente compreendida, é necessário deixar claro as descrições específicas do trabalho e a forma como isto será conduzido pela empresa, como por exemplo os horários de trabalho (flexíveis ou não), meios de comunicação e ferramentas oficiais.

5. Priorize um trabalho significativo

Em uma equipe remota, é fácil para as pessoas sentirem que precisam responder às solicitações imediatamente para mostrar que estão ativamente engajadas. No entanto, é importante entender que o trabalho em casa tem particularidades em relação ao ambiente tradicional, e que cada funcionário possui um nível de aprendizagem e performance.

Sendo assim, as regras de comunicação podem ser um caminho para otimizar o tempo e interagir com os envolvidos. Por exemplo: se estivermos tratando de conversas e alinhamentos do trabalho cotidiano, pode ser utilizado as ferramentas de comunicação empresarial, como o Slack ou o Rocket Chat. Para registros formais internos ou externos, o ideal é utilizar ferramentas de documentação como o Notion, por exemplo, ou até o clássico e-mail. Por fim, para reuniões e tratativas de assuntos de média e alta complexidade, as videoconferência dão a oportunidade de estar mais presente e próximo da equipe.

6. Estabeleça rituais regulares

Como já ressaltado, a comunicação de uma empresa que quer alcançar o sucesso deve ser clara, concisa e sem ruídos desnecessários. Esse é um ponto-chave de integração entre a equipe, cultura e gestão da empresa, tanto no modelo presencial quanto no remoto. Para que isso ocorra com êxito, defina reuniões de equipe com certa regularidade para estabelecer um ritmo de projetos e objetivos. Encontros mensais de contextualização de resultados são importantes para manter o equilíbrio entre a ação e o discurso da organização.

7. Encontre maneiras criativas de manter as pessoas engajadas

Manter funcionários remotos engajados ao longo do tempo é uma ótima maneira de fomentar uma cultura positiva e participativa. Organize um happy hour virtual ou outras maneiras de unir a equipe unicamente pelo propósito da diversão. Isso ajuda a criar sensações positivas no trabalhador em relação a empresa e ao próprio líder. Às vezes nem precisa de uma reunião separada para isso, você pode incorporar alguns dos jogos de construção de equipes em suas ligações regulares.

Agora que você já está familiarizado com os processos de construção da cultura organizacional remota da sua empresa, não se esqueça de observar o comportamento do seu funcionário para compreender as necessidades, e ainda reconhecer as diferenças na forma como cada um, em sua particularidade, aprende, absorve informações e, efetivamente, trabalha.