Boas práticas na videoconferência

Reuniões, apresentações, aulas, conversas, entre outras atividades realizadas remotamente, através de videoconferência, são muito populares nos meios corporativos, acadêmicos e também nos meios mais informais. Com o auxílio de recursos tecnológicos as pessoas não precisam mais se deslocar para participar de eventos os quais permitem essa interação a distância.  Algumas pessoas já estão habituadas com esta forma de comunicação que utiliza, primariamente, áudio e vídeo, lidando com maior facilidade. Em contrapartida, há quem tenha pouca experiência e, ainda, diariamente muitas pessoas experimentam esses recursos pela primeira vez.

Não é uma regra, mas certamente a experiência ajuda no processo de evolução do bom uso das ferramentas e no senso de como devemos nos comportar diante das câmeras e dos microfones. Entretanto, mesmo os mais experientes às vezes deixam passar despercebidos alguns detalhes que fazem a diferença para uma melhor experiência de todos os envolvidos na videoconferência.

Pensando nisso, e visando auxiliar tanto os novatos quanto os mais experientes com as ferramentas, este guia de boas práticas em videoconferências foi criado. A seguir, apresentamos uma série de dicas e observações a serem consideradas para que essa experiência seja positiva, favorecendo a eficiência da reunião, da aula ou de qualquer que seja o evento realizado de forma remota.

Pontualidade

Assim como em qualquer outro compromisso, também devemos ser pontuais na videoconferência. No caso das reuniões online, a facilidade de acesso de qualquer lugar por meio de diversos dispositivos faz com que a pontualidade seja cobrada com ainda mais rigor, uma vez que depende apenas do comprometimento do participante que não precisa se deslocar. As reuniões são marcadas com antecedência justamente para que todos os participantes possam se organizar para estarem presentes no horário certo. O ideal é que se faça a conexão com antecedência, preparando e testando o áudio e o vídeo antes da reunião começar de fato.

Preparação prévia

Preparar-se com antecedência para utilizar a ferramenta escolhida para a reunião, aula ou para qualquer outra atividade realizada por videoconferência é uma forma de evitar problemas e desperdício de tempo. Especialmente quando se é o apresentador ou o responsável pela reunião, esse preparo prévio certamente fará a diferença. Treinar a dinâmica da plataforma, explorando os recursos e as ferramentas disponíveis, é imprescindível para que se possa tirar o melhor proveito dela e ter uma experiência positiva, fazendo render o encontro online.

Moderador

É aconselhável ter um responsável por moderar a conferência quando existe um número elevado de participantes na sala. Esta pessoa deve, inicialmente, fazer as apresentações necessárias e introduzir a pauta da reunião. Nos casos das aulas a distância esse papel é do professor ou do monitor. O moderador é quem vai dar continuidade a conversa em momentos de silêncio e vai coordenar quando cada pessoa pode falar em momentos mais tumultuados.

Ambiente ao redor do participante

Quando o participante da videoconferência utiliza vídeo, é recomendável que ele se certifique de que o ambiente ao seu redor esteja organizado de modo que não haja muita poluição visual. Deve-se observar se existem elementos inapropriados à situação aparecendo ao fundo, como imagens/gravuras, objetos íntimos, entre outros elementos que possam causar constrangimento aos outros participantes. É importante que se faça uma reflexão sobre o estilo da reunião online em questão para que se possa adequar o ambiente, se ela é mais descontraída e entre amigos, ou se trata de algo mais formal entre participantes com quem não se tenha muita intimidade, como colegas de trabalho, clientes, alunos e professores, entre outros.

Se possível, é válido tentar evitar a circulação excessiva de pessoas ao redor do participante em vídeo. Muita movimentação pode tirar a concentração dos demais participantes da reunião. Se o usuário estiver em um ambiente onde isso seja muito difícil de realizar, a câmera deve ser posicionada de modo que o movimento apareça de forma minimizada.

Vídeo

Antes de iniciar a reunião, deve-se testar a câmera e ajustar o enquadramento. A posição mais adequada da câmera é de frente para o participante e o ideal é que o mesmo fique centralizado na tela que está sendo capturada, dessa forma o foco será feito com maior facilidade pelo equipamento. Se a câmera não puder ficar posicionada bem de frente, é melhor dar preferência para uma leve inclinação de cima para baixo e evitar a posição de baixo para cima. A distância da câmera deve permitir que o participante ocupe uma boa parte da área capturada, exibindo a pessoa dos ombros para cima. Existe uma regra básica de fotografia sobre retratos de pessoas a qual aconselha nunca deixar as extremidades da imagem tocando nas articulações, pois esse erro gera uma imagem que causa estranhamento. O topo da cabeça pode ficar de fora do quadro para que se possa aproximar mais a imagem e dar destaque aos olhos e às expressões faciais. Se a câmera utilizada for a do notebook, é preciso que se tome cuidado com a posição da mesma e que não se faça alterações na posição da tela durante a reunião para que o enquadramento não seja prejudicado.

O principal aspecto a ser observado quando se fala em captura de imagem é a iluminação. De nada adianta estar bem equipado com câmeras de alta qualidade se a iluminação não estiver adequada. Quando for possível pode-se aproveitar a luz natural, desde que não seja uma luz muito excessiva. Em locais com várias opções de luzes é válido testar a melhor combinação, observando quais pontos de luz deixam a imagem do participante mais agradável. Quando a luz vem de cima e é muito forte, ela causa muitas sombras, marcando mais as expressões do rosto. A maioria das pessoas não gosta da imagem de si mesmo com esse tipo de iluminação. Normalmente, o efeito preferido é quando a fonte de iluminação vem da frente do rosto com uma luz mais suave, que não causa sombras muito marcadas.

Ao utilizar o recurso de compartilhamento de tela é preciso ter em mente que todos os participantes da videoconferência estarão vendo o que é exibido na tela do apresentador, logo, atente-se ao que está aberto em seu computador.

Postura

Sobre o comportamento diante da câmera, é importante que se tenha uma postura condizente com a reunião em pauta. Deve-se ter em mente que outras pessoas estarão observando a sua imagem, então procure demonstrar atenção ao que está sendo discutido e exibido na reunião. Evite abrir e-mails ou se voltar a outros assuntos alheios a reunião e esboçar reações a eles porque isso causa confusão e atrapalha a concentração dos outros participantes. Além disso, é muito chato quando alguém está apresentando algo ou falando e as outras pessoas estão dispersas.

Procure falar naturalmente com uma boa entonação de voz, sem excessos. Mantenha-se, preferencialmente, olhando para a câmera de modo que os demais integrantes tenham a sensação de que você está olhando para eles. Você também pode posicionar a câmera de tal forma que ela fique bem próxima da imagem dos demais participantes, assim você poderá olhar para eles enquanto conversa sem que seu olhar fique muito desviado da sua câmera. Não faça movimentos bruscos, permaneça com uma postura firme e movimente-se suavemente, evitando assim que ocorram distorções na tela. Dê preferência às roupas mais neutras e lisas, sem muitos detalhes ou estampas geométricas, como as listradas que causam oscilações no foco da câmera.

Áudio

O microfone é um equipamento fundamental por ser o responsável pela captação e transmissão do áudio. Dê preferência aos microfones que captam som localizado, desses que ficam próximos a boca do usuário. Os microfones que captam o som do ambiente ao redor costumam prejudicar a qualidade da reunião porque causam ruídos que poluem o áudio geral da sala. Antes de iniciar a conversa deve-se testar e avaliar o som emitido por si, configurando a intensidade do microfone de acordo com a emissão de voz.

Se o participante não tiver acesso a um microfone mais adequado e precisar utilizar o microfone que vem embutido na câmera, ele deve ficar atento para ativar o seu áudio somente quando estiver falando, desativando-o em seguida. Caso seja necessário conversar com alguém fora da reunião por algum motivo, ou até mesmo realizar alguma ação de gere ruídos desagradáveis, o correto é desativar o áudio do microfone. Um exemplo que ilustra essa situação é quando a pessoa precisa tossir ou espirrar.

De modo geral deve-se ficar atento aos ruídos gerados por si durante as reuniões online porque o som é potencializado nesses casos. A solução é evitar as ações que geram ruídos ou desativar o áudio quando não se pode evitar. Ficar clicando a caneta, mascar chiclete, teclar muito forte, amassar papel, mexer o notebook, batidas na mesa são alguns casos de barulhos que podem perturbar os demais participantes da reunião. Desativar o áudio é uma opção que ajuda a evitar muitos problemas, porém é preciso estar sempre atento para não começar a falar e esquecer que está no modo mudo.

É educado que se espere a outra pessoa terminar de falar para que se inicie uma fala, sem interromper os outros. Enquanto um participante da reunião está falando, os demais devem ficar em silêncio, evitando responder “aham” a cada frase ou fazendo outras intervenções desnecessárias. Quando surge a necessidade de se fazer uma observação pontual sobre algo que está sendo dito, para que não se faça interrupções, pode-se utilizar de outros recursos como o chat ou de reações com status.

Aspectos técnicos

A escolha do software de videoconferência mais adequado para cada tipo de reunião online precisa considerar os objetivos da reunião, os recursos demandados e a quantidade de participantes envolvidos. Existem produtos mais simples que entregam basicamente a possibilidade de conversar por áudio e vídeo com um grupo pequeno de pessoas, sendo estes normalmente selecionados para conversas mais informais. E existem produtos mais robustos com uma variedade maior de ferramentas que permitem uma colaboração mais ativa entre os participantes, os quais, por sua vez, são selecionados para reuniões corporativas, realização de aulas, entre outras situações mais formais.

Nem tudo depende das atitudes dos envolvidos nas videoconferências ou da qualidade da plataforma escolhida para a reunião. Uma boa experiência de uso também depende de outros aspectos técnicos como a qualidade e o sinal da internet, a qualidade e capacidade dos equipamentos utilizados por cada participante. Redes sem fio instáveis geram muitos problemas nas videoconferências. Atente-se aos seus recursos e tenha consciência de que o resultado final é gerado por um conjunto de coisas agindo em sincronia, todas elas precisam estar funcionando da forma correta para que se tenha sucesso. Vale lembrar que manter o navegador atualizado faz com que a plataforma tenha um desempenho melhor. Em casos de conexões muito instáveis e com baixo sinal, talvez seja mais interessante desligar a transmissão por vídeo e permanecer apenas com o áudio.

Bom senso

No final das contas, tudo se resume a isso: bom senso. É preciso analisar e ter a capacidade de distinguir as diferentes situações e o grau de formalidade exigido em cada uma delas para que saibamos como nos comportar melhor em cada caso. O fato é que, independente da situação, respeito e educação com o próximo é sempre necessário. Por isso, cuidar das atitudes e da postura em uma conferência não é um esforço tão diferente do que temos que fazer em qualquer situação de convívio social do nosso dia-a-dia.

Você pode ouvir esse todo esse conteúdo no nosso podcast - Modo Ouvinte, clicando abaixo.

Agora que você já sabe o que fazer e como se comportar em uma videoconferência, experimente colocar tudo em prática e verifique por conta própria o progresso e a eficiência de suas reuniões.